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Nuage et tendances comptables

La technologie infonuagique, l’automatisation, le machine learning et l’intelligence artificielle exercent de plus en plus d’influence sur les pratiques commerciales. Elles démocratisent l’accès aux données pour les entreprises de toutes tailles, et en favorisent l’exploitation par des moyens qui étaient rarement accessibles il y a quelques années.

Dans le secteur de la comptabilité, les grandes tendances font évoluer non seulement votre façon de travailler avec vos chiffres, mais aussi votre relation avec votre fournisseur de services comptables. Examinons quelques tendances ainsi que les belles opportunités qu’elles présentent.

La comptabilité dans le nuage

Une grande majorité des PME utilisent un système de comptabilité infonuagique, qu’il s’agisse de QuickBooks en ligne ®, Xero ®, Sage ® ou autres. Ces plateformes, offertes sous forme d’abonnement, permettent de stocker toutes les données et opérations comptables en ligne, de façon sécurisée.

Les mises à jour logicielles se font automatiquement, sans avoir à initier une mise à niveau. Ce qui est merveilleux avec ce fonctionnement, c’est qu’au fur et à mesure que la plateforme évolue, vous avez automatiquement accès aux nouvelles fonctionnalités et aux opportunités qu’elles présentent. Par exemple, des nouvelles fonctionnalités exploitant l’intelligence artificielle ou le machine learning pourraient automatiser certaines tâches régulières pour vous et vous avertir des événements pouvant affecter vos flux de trésorerie.

La technologie financière

Les plateformes comptables infonuagiques offrent une panoplie de fonctionnalités, mais ce qui les rend infiniment pertinentes est leur structure « ouverte ». À l’aide d’API, ces liens intermédiaires permettant à deux applications de se parler, elles peuvent intégrer un nombre croissant d’applications pour vous faciliter la vie. Par exemple, l’application Helm se connecte à QuickBooks en ligne (aussi à Xero) pour en extraire les renseignements lui permettant de faire des prévisions sur vos flux de trésorerie. Plooto vous permet d’envoyer et de recevoir des paiements d’un seul endroit, et Dext (anciennement Receipt Bank) extrait les renseignements de vos factures et reçus papiers et les importe directement dans les comptes de dépenses de votre système.

L’App Store de QuickBooks en ligne compte plus de 500 applications, et celui de Xero en compte plus de 700. Avec des centaines d’applis ultra spécialisées, vous pouvez vous créer un écosystème sur mesure pour satisfaire tous vos besoins.

La relation avec votre comptable

L’innovation technologique est en train de transformer l’univers de la comptabilité. Une grande partie des tâches effectuées par votre fournisseur de services comptables peut s’automatiser, et l’intégration grandissante de l’intelligence artificielle (en constante évolution) pourra vous offrir des perspectives judicieuses afin d’informer vos décisions. Les entreprises de services comptables qui reconnaissent et accueillent cette nouvelle réalité peuvent offrir des services novateurs pour vous propulser plus loin. Par exemple, l’équipe de 6DT collabore avec plusieurs partenaires technologiques et ses experts champions sont formés pour vous aider à adopter, personnaliser et exploiter différentes applications. En vous guidant pour rehausser vos capacités comptables, vos partenaires 6DT peuvent mettre en place avec vous des pratiques ultra productives pour améliorer la visibilité sur vos affaires.

L’univers de la comptabilité est en pleine expansion technologique. Les solutions qui sont présentement offertes sur le marché, et celles qui s’en viennent très prochainement, permettent aux PME de travailler avec leurs chiffres comme s’ils avaient accès à une équipe complète de spécialistes, avec un minimum de ressources. Nous vous encourageons à explorer ces nouvelles façons de fonctionner. N’hésitez pas à communiquer avec un membre de l’équipe pour en discuter.

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Liquidités et profits : comment bien gérer son cash!

La première cause de stress et d’insomnie pour les propriétaires de petites entreprises concerne les inquiétudes reliées aux liquidités. Même si l’entreprise dégage de bons profits, ceux-ci ne sont pas nécessairement garants d’une entrée d’argent au moment opportun. Regardons ensemble pourquoi, et comment en assurer une gestion saine.

Liquidités et profits : la différence

Les termes « liquidités » et « profits » sont parfois utilisés de façon interchangeable, mais ils ne sont pas la même chose. Cette distinction est cruciale, car confondre les deux pourrait s’avérer risqué.

Les liquidités représentent l’argent en possession et à recevoir de l’entreprise. Les flux de trésoreries, connus en anglais sous le terme cash flow, représentent les entrées et sorties d’argent. 

Un client paie comptant; c’est une rentrée d’argent. Vous payez les impôts de l’entreprise au gouvernement; c’est une sortie d’argent. 

Quant à eux, les profits, aussi appelés bénéfices, représentent les revenus de l’entreprise moins les dépenses. Que votre client paie comptant ou non, la vente réalisée augmente vos revenus et, espérons-le, vos profits. Mais lorsque vous payez les impôts de l’entreprise, cette variation de vos liquidités ne change rien à vos profits.

Il n’est pas rare de voir des entreprises qui éprouvent des difficultés avec leurs flux de trésorerie malgré qu’elles affichent un profit enviable. Les entrées et sorties d’argent sont chronologiquement indépendantes de l’état des résultats. Une acquisition d’actifs pourrait entraîner une grosse sortie d’argent en décembre sans toutefois faire augmenter la catégorie « dépenses » pour l’année. Des services livrés et facturés à un client majeur doivent être inscrits dans les « revenus » du mois même si le client tarde à payer. Comme l’argent est le moteur crucial de toute petite entreprise, le succès de celle-ci dépend de sa capacité à gérer ses liquidités. 

La gestion des liquidités avec Helm

La gestion et la prévision des flux de trésorerie vous permet de vous assurer d’avoir en banque l’argent dont vous aurez besoin pour honorer vos obligations – demain, le mois prochain et dans le futur. Plusieurs entreprises font l’erreur de s’appuyer sur les montants qu’elles ont dans leurs coffres au moment de prendre des décisions. Nous avons trouvé et travaillons couramment avec un outil qui vous aidera à prendre des décisions éclairées, en fonction des flux de trésorerie prévus.

Helm est une application de gestion des liquidités automatisée, développée par des comptables entrepreneurs pour les comptables et les entrepreneurs. Elle prévoit les flux de trésorerie pour vous, et vous aide à répondre à la question : « si je paie ceci aujourd’hui, aurai-je assez d’argent pour payer cela demain? »

Helm se connecte à QuickBooks en ligne (aussi à Xero) pour en extraire les renseignements lui permettant de faire des prévisions. Ce que nous aimons le plus de cette application, c’est que Helm prend en compte l’historique de paiement de vos comptes clients pour estimer à quel moment vous devriez recevoir les sommes dues. L’application offre beaucoup de flexibilité : elle permet de bâtir et comparer plusieurs scénarios, et de changer des données si vous savez des choses que votre système comptable ne peut prédire – par exemple un que vous prévoyez une sortie d’argent pour repayer une dette avant l’échéance. Il est même possible de planifier le paiement de vos factures selon le plan choisi. 

Nous travaillons avec Helm depuis quelques mois et nous sommes ravis. 

Cette application nous permet d’avoir une visibilité accrue sur les flux de trésorerie prévus, ce qui nous offre plus de certitude dans nos prises de décision. La simplicité et la clarté des renseignements qu’offre Helm en un coup d’œil nous ont aussi permis de constater certaines de nos inefficiences et d’y remédier. Par exemple, en imposant des délais de paiement plus serrés à nos clients retardataires, nous avons pu accumuler plus rapidement le montant dont nous avions besoin pour effectuer un investissement sans avoir peur de manquer de liquidités.

Vous souhaitez mieux dormir le soir, en étant certain que vous ne serez pas à découvert le mois prochain? Jetez un coup d’œil au site de Helm https://www.takethehelm.app/ (en anglais seulement). 

Appelez un des membres de notre équipe si vous souhaitez en savoir plus, et nous nous ferons un plaisir de partager notre expérience et de vous guider.

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Réussir efficacement la clôture du mois dans QuickBooks en ligne ®

Les fins de mois semblent parfois arriver trop vite. Il y a tant d’information à consigner et à valider pour s’assurer que tout est en ordre pour aller de l’avant. Avez-vous atteint vos objectifs de vente? Avez-vous facturé tous les projets livrés? Avez-vous payé tous vos comptes? 

Et surtout, est-ce que tout est en ordre dans votre système comptable pour clôturer le mois? Ce dernier aspect semble moins tangible que les autres, mais maintenir votre comptabilité est tout aussi important pour éviter les surprises que pour planifier l’avenir.

Voici une brève liste de contrôle pour vous aider à effectuer cette tâche le plus efficacement possible.

  1. Émettez toutes les factures aux clients pour le mois. Assurez-vous de sélectionner les conditions de paiement souhaitées et que les factures portent la bonne date. Cela vous aidera à détecter les comptes en retard qui pourraient nécessiter des suivis.  Utiliser des outils comme Rotessa pour automatiser la perception des comptes clients.
  2. Entrez toutes les factures des fournisseurs dans QuickBooks. La date par défaut des nouvelles entrées est souvent la date actuelle ou la date de la dernière entrée. Assurez-vous que la date affichée sur la facture à payer est celle qui est inscrite dans QuickBooks. Cela vous aidera à éviter des retards de paiement et les potentiels frais d’intérêts reliés.
  3. Payez les comptes fournisseurs appropriés. Ceci vous permet d’avoir une bonne relation avec vos fournisseurs et des fois, de bénéficier d’escomptes.
  4. Effectuez le rapprochement des comptes fournisseurs. Le rapprochement des comptes fournisseurs est un bon moyen de contrôle interne qui peut révéler des paiements en double, de la marchandise reçue mais non facturée, le compte-rendu des notes de crédit, etc. Un bon rapprochement peut donc éviter des pertes de fonds en résolvant les écarts rapidement. Utilisez des outils de paiements tels que Plooto, RBC Edge, etc. pour effectuer vos paiements et mettre à jour automatiquement vos comptes fournisseurs.
  5. Faire le rapprochement de vos comptes bancaires. Allez à la section « Banque », et appariez les transactions qui apparaissent pour chaque compte bancaire (y compris les comptes de débit, d’épargnes et de cartes de crédit). Prenez note des transactions que vous n’êtes pas en mesure de classer ou d’apparier afin de demander l’aide de votre comptable. 
  6. Rapprochez vos stocks. Assurez-vous que les comptes « Actif du stock » dans QuickBooks reflètent la valeur des stocks physiques (sur le plancher), ou les renseignements contenus dans votre système de stock sont exactes.  Nous recommandons d’utiliser des outils infonuagiques tels que SOS Inventory ou ER Plain pour gérer vos stocks. 
  7. Effectuez tout autre rapprochement. Certains comptes d’actifs et de passifs peuvent être suivis hors de la plateforme QuickBooks (par ex. : dépenses prépayées, charges à payer, loyers reportés, etc.) et doivent être validés.
  8. Produisez vos rapports et états financiers. Allez à la section “Rapports”, et produisez les rapports souhaités, y compris l’état des résultats, le bilan, l’état des flux de trésorerie. Vérifiez que les chiffres indiqués semblent justes et résolvez tout écart apparent.
  9. Fermez le mois dans QuickBooks (Roue dentée, Comptes et paramètres, Options avancées, Comptabilité (première section), Fermer les livres, c’est-à-dire, insérez la date, votre mot de passe et cliquez sur Enregistrer). Il est important de le faire, puisque cela fera en sorte qu’aucune autre transaction (par ex. : factures) ne pourra être entrée accidentellement dans une période antérieure fermée sans qu’un avertissement s’affiche. Il est également possible de sélectionner une option pour que quiconque essaie d’entrer une transaction dans une période ferme doive saisir son mot de passe.
  10. Distribuez les rapports. Remettez les différents rapports aux personnes concernées au sein de l’entreprise. Assurez-vous que les suivis nécessaires seront effectués. Par exemple, le rapport des soldes chronologiques des comptes fournisseurs devrait être remis à une personne qui se chargera d’effectuer un rappel auprès des clients dont le paiement est en retard.

Voilà, vous avez mis à jour, examiné et partagé vos renseignements comptables pour le mois. Vous êtes maintenant prêt à aller de l’avant en sachant que tout est en ordre derrière vous.

Des questions? Communiquez avec un membre de l’équipe de 6DT.

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Le crédit-bail : une option d’acquisition d’équipement pleine de sens

Vous devez acquérir un nouvel équipement pour soutenir l’exploitation de votre entreprise, mais vous êtes préoccupé à l’idée d’augmenter votre endettement en cette période d’incertitude globale.

Avez-vous considéré le crédit-bail? Considérons ensemble cette option et ce en quoi elle pourrait vous avantager.

Tout d’abord, regardons en comparaison les modalités auxquelles s’apparente le crédit-bail, aussi appelé informellement loc-acquisition.

Modalités de financement

Achat comptant : Pour avoir accès à un équipement, comme un chariot élévateur, un laser chirurgical ou une machine à crème glacée commerciale, vous pouvez tout simplement l’acheter. L’option la plus élémentaire consiste à payer l’équipement comptant, à partir des liquidités de l’entreprise acquéreuse. Cet équipement s’inscrit ainsi comme un actif au bilan comptable de l’entreprise.

Emprunt traditionnel : Si vous n’avez pas l’argent ou que vous ne souhaitez pas dépenser vos liquidités, vous pouvez emprunter un montant à votre banque. Cela aura par contre pour effet immédiat de diminuer votre capacité d’emprunt, c’est-à-dire la possibilité d’emprunter un nouveau montant pour acquérir d’autres équipements dans le futur. Par exemple, si votre banque a déterminé que vous pouvez emprunter jusqu’à 100 000 $ et qu’elle finance un camion de 75 000 $, elle ne pourra pas vous accorder un nouveau prêt de plus de 25 000 $ lors de votre prochaine demande. 

Location : Vous louez un équipement contre une somme d’argent pour une durée déterminée par un contrat de location et vous rapportez l’équipement à la compagnie de location à l’échéance. Vous n’êtes donc pas propriétaire de l’équipement, cependant vous pouvez traiter les montants payés comme une dépense déductible d’impôts.

Crédit-bail : Votre institution financière achète pour vous l’équipement auprès d’un fournisseur sélectionné et vous loue cet équipement, que vous payez par versements mensuels égaux sur une période pouvant aller de 24 à 72 mois. Les options au contrat de crédit-bail offrent la possibilité d’acquérir l’équipement auprès de la banque après la période de location. Vous louez donc en vue de devenir propriétaire, comme c’est le cas pour une hypothèque.

Comment le crédit-bail vous avantage-t-il?

Le crédit-bail vous permet de conserver votre capacité d’emprunt.

Toutes les demandes de financement à la banque sont évaluées selon le ratio d’endettement, ce qui signifie que les institutions financières vont regarder le rapport entre vos revenus et vos dettes. Le crédit-bail étant considéré comme une dépense mensuelle plutôt qu’une dette, il n’affecte pas votre capacité d’emprunt. Ainsi, si nous prenons notre exemple précédent, vous pourriez financer votre camion de 75 000 $ en crédit-bail, et vous auriez encore la possibilité d’emprunter jusqu’à 100 000 $ auprès de la banque.

Le paiement du crédit-bail est 100% déductible d’impôts.

Comme il s’agit d’un paiement de location, vos paiements mensuels sont comptabilisés comme une dépense d’entreprise et sont ainsi déductibles d’impôts à 100 %. Voilà un avantage fiscal considérable.

La taxe de vente est payée au moyen des versements périodiques.

Les taxes de vente de votre équipement sont payées par l’institution financière qui finance votre crédit-bail au moment du transfert de propriété du fournisseur vers celle-ci. La taxe de vente n’a donc pas à être financée ni payée d’un coup lors de la signature du bail. Le prêteur paie la taxe de vente au fournisseur et, le crédit-bail étant taxable, le client se retrouvera à payer la taxe de vente (TPS/TVQ) sur ses paiements mensuels. Cela permet ainsi à l’entreprise de conserver plus de liquidités au lieu de faire financer les taxes ou de les payer d’un coup.

Pour faire une demande de financement par crédit-bail

Le crédit-bail est une solution avantageuse pour l’acquisition d’équipement et de machinerie à usage commercial. Le crédit-bail est utilisé dans plusieurs secteurs d’activité, comme les secteurs médical, industriel et agricole, les transports, la foresterie, l’imprimerie, la restauration, la construction, l’excavation, le déneigement, et bien plus. Que ce soit de l’équipement neuf ou usagé, il est possible de le financer en crédit-bail pour autant qu’il respecte le principe de base que l’équipement est à usage commercial.

Si vous souhaitez explorer vos options, nous vous invitons à consulter un courtier en financement pour discuter de vos projets et de vos besoins. Vous trouverez ci-dessous les coordonnées d’un partenaire avec qui Experts QBO travaille depuis plusieurs années, qui se fera un plaisir de vous conseiller.

Yannick Shimwa, Courtier en financement / Financing Broker

FINANCEMENT D’ÉQUIPEMENT, REFINANCEMENT & FONDS DE ROULEMENT

C : 1-581-849-5946

E : yannick.s@fincofinancialgroup.ca

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Klipfolio : un tableau de bord pour tout voir en un clin d’œil

Votre petite entreprise est abonnée à différents services qui vous rendent très efficace, mais vous avez peine à suivre vos données clés. 

Par exemple, pour mesurer l’efficacité d’une campagne marketing, vous devez connaître le taux d’ouverture des courriels envoyés par MailChimp, le nombre de personnes s’étant inscrites à votre webinaire gratuit sur Eventbrite, et le nombre de personnes ayant consulté la promotion en cours sur votre tout nouveau compte Instagram. Vous devez savoir combien de nouveaux clients et ventes potentiels se sont ajoutés à votre pipeline Centrix.One, et vous devez vous assurer que vos équipes ont tout le soutien nécessaire sur Asana pour répondre aux demandes, visualiser vos ventes sur QuickBooks en ligne ®.

Nous avons testé pour vous Klipfolio, une centrale de données qui présente tous vos précieux renseignements dans des tableaux de bord faciles à examiner et à partager.

Klipfolio est une application en nuage qui vous permet de rassembler toutes vos données, peu importe d’où elles viennent, afin de les visualiser en un même endroit. Les tableaux de bord en temps réel vous permettent de consulter les renseignements dont vous avez besoin sans avoir à demander à vos équipes de préparer des rapports pour vous. Surtout, ils vous permettent de regrouper des données pertinentes provenant de différentes sources et d’avoir une vue d’ensemble de tous les éléments que vous devez mesurer – des campagnes marketing à l’expérience utilisateur, des prévisions de revenus aux flux de trésorerie.

Utilisez Klipfolio pour déceler rapidement les tendances et saisir rapidement les opportunités qu’elles révèlent. Appuyez-vous sur vos données pour prendre des décisions judicieuses, et justifiez-les facilement en présentant des visuels qui parlent d’eux-mêmes. 

Nous utilisons Klipfolio depuis quelques années, et nous avons développé une toute nouvelle appréciation pour la transparence des données. Celles-ci sont maintenant visibles, mais surtout, facilement accessibles par toutes les personnes qui en ont besoin au sein de notre entreprise. Sans avoir besoin de connaissances approfondies, nous exploitons maintenant notre propre système décisionnel (BI) afin de soutenir nos décisions d’affaires.

À l’aide de ses connecteurs API, Klipfolio recueille les données provenant de plus de 300+ sources infonuagiques, y compris Hubspot, la suite Google, Insightly, Facebook, Eventbrite, Amazon Aurora, Asana, Basecamp, Bitly, Campaign Monitor, Instagram, LinkedIn et bien évidemment QuickBooks en ligne ®. Klipfolio extrait également les données figurant dans des fichiers locaux, comme des feuilles de calcul Excel, et des bases de données stockées sur des serveurs locaux.

Vous souhaitez en savoir plus? Communiquez avec nous et nous nous ferons un plaisir de partager nos perspectives!

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Comment bien démarrer son entreprise.

Après avoir réfléchi à votre projet, vous êtes enfin prêt à vous lancer dans la création de votre entreprise. Mais voilà, cela peut parfois devenir un vrai casse-tête. Afin de vous guider au mieux, nous allons voir ensemble comment bien démarrer son entreprise.

Le démarrage d’une entreprise passe d’abord par une phase de planification. Durant celle-ci, il va falloir dans un premier temps élaborer votre projet d’entreprise en vous posant les bonnes questions, par exemple: Qu’est-ce qui me passionne? Qu’est-ce que je peux offrir de différent que les entreprises déjà en place? Toutes ces informations vont vous permettre de créer votre plan d’affaire, il s’agit d’un document écrit dans lequel se trouve la description de votre entreprise, la description de votre projet, votre stratégie marketing, votre fonctionnement, votre équipe mais également quelques prévisions financières. Ce dernier, vous sera particulièrement utile pour présenter et ainsi vendre votre idée à d’éventuels prêteurs ou investisseurs.

Ensuite, le temps de choisir un nom d’entreprise est venu, celui-ci doit correspondre aux produits ou services que vous proposés et qui, évidemment, ne soit pas déjà utilisé. De plus, il vous faudra également réfléchir à la ligne directrice que vous souhaitez donner à votre entreprise mais aussi vous assurer que le nom choisi soit facile à prononcer et également facile à retenir. Par la suite, vous devrez vérifier si ce nom est déjà utilisé car vous ne pouvez pas vous en servir s’il est déjà référencé. Pour savoir si c’est le cas ou non, commencer par une simple recherche internet, ainsi vous aurez une première vision de qui utilise ce nom et pour quel domaine.

Lorsque vous aurez enfin trouvé le nom de votre entreprise, il va falloir l’enregistrer auprès du gouvernement. Mais avant d’en arriver à cette étape, il vous faudra déjà connaître l’emplacement de votre bureau principal, la délimitation géographique concernant l’exercice de votre activité, le nom que vous désirez pour votre entreprise ainsi que le type d’entreprise le plus adapté à vos besoins.

Pour information, les trois structures les plus courantes sont les suivantes:

  • Entreprise individuelle : il a un seul propriétaire. Ce dernier est l’unique responsable de tous les passifs soit les dettes légales que l’entreprise a contractées auprès de ses créanciers
  • Société en nom collectif : dans ce cas les associés sont responsables des dettes de la société et les parts sociales ne sont pas librement cessibles. Ce statut peut par exemple être utilisé par les membres d’une même famille dans le but d’exploiter une activité en commun.
  • Société par action : Il peut y avoir un ou plusieurs actionnaires.  La société par action est une personne morale à part entière.

Choisir la bonne forme juridique est très importante.  À titre information, voici un lien vous permettant d’en apprendre plus sur les formes juridiques.  

Vous voici donc prêt à créer votre entreprise, mais n’oubliez pas que nous sommes là pour vous aider dans vos démarches, n’hésitez donc pas à nous contacter.

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En mode « moine »

Ça y est, nous commençons une nouvelle période où le contexte et les températures sont plus fraîches nous invitent à nous cantonner à la maison. Alors que tout semble tourbillonner intensément autour de nous, voilà le moment parfait pour considérer de faire le vide et d’explorer notre monde intérieur. 

La vie de moine n’est pas faite pour les entrepreneurs, mais s’engager à la vivre sur une période de quelques semaines pourrait faire de vous un entrepreneur plus productif et plus résilient. Le but de notre blogue est de vous présenter  une autre façon de gérer votre stress ou votre journée.

Le « mode moine » est un style de vie intentionnel qui préconise une certaine forme d’isolement et d’introspection afin d’acquérir une plus grande lucidité. Dans des périodes comme celle que nous vivons en ce moment, les constantes distractions et les brouillards mental et émotionnel peuvent nous empêcher de voir les opportunités qui s’offrent à nous. 

Se permettre un temps d’arrêt devient une nécessité. En adoptant le mode moine et en pratiquant un moment de “méditation” ou de tout simplement faire le vide de façon quotidienne nous permet de faire face, de façon calme et équilibrée, aux problèmes et tensions de la vie. 

Voici comment faire.  

  • Retirez-vous dans un endroit calme et assoyez-vous en indien dans un endroit confortable. Fermés les yeux ! 
  • Fermez aussi le cellulaire et tout distraction électronique.  C’est vôtre moment à vous ; 
  • Commencez par observer la respiration normale et naturelle afin de concentrer le mental. Une fois l’attention aiguisée, procédez à l’observation de la nature changeante du corps (air qui sort et entre par le nez, chatouillement, chaleur, froideur, grattement, douleur etc).   

C’est cette prise de conscience par expérience directe qui constitue le travail de relaxation. Cela nous permet d’identifier les schémas compulsifs et inconscients qui nous échappent lorsque nous donnons de la tête à tout ce qui se passe autour de nous.

Il est également recommandé durant ces quelques semaines de réduire :

  • L’utilisation des médias sociaux (maximum 30-60 minutes par jour) ;
  • La navigation sans but précis sur internet ;
  • L’habitude de sortir son téléphone à tout moment pour regarder s’il y a quelque chose de nouveau.

En prenant une pause dans votre journée, cette méditation peut  :

  • Améliorer notre capacité à être imperturbable ;
  • Augmenter notre rendement et notre productivité ;
  • Amplifier notre conscience de soi ;
  • Réduire notre instabilité mentale ;
  • Créer les fondations pour développer des habitudes saines autonomes.

Cette pratique semble inconfortable au départ, mais elle vous permettra de mieux saisir ce qui se passe autour de vous et en vous. Après quelques semaines, vous serez surpris de tout ce que vous aurez appris et accompli. Vous vous sentirez probablement plus en paix avec vous-même, et cela se reflétera positivement dans votre entreprise ainsi que dans vos relations.

Les circonstances actuelles se prêtent parfaitement à tomber en mode moine pendant un ou deux mois, voilà donc une occasion en or pour vous de l’essayer!

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Comment vous réconcilier avec la tenue de livres

Avouons-le-nous, la tenue de livres n’est pas une activité très excitante. Elle peut même être source de frustrations et possiblement de frictions entre vous et votre comptable. Mais elle est nécessaire et incroyablement utile pour maintenir l’ordre et la discipline dont vous avez besoin pour suivre vos chiffres. 

Voici quelques éléments à considérer pour établir une relation plus harmonieuse et bénéfique entre vous, vos dépenses d’entreprise et votre fournisseur de services de tenue de livres.

Rigueur 

La tenue de livres consiste à faire l’enregistrement des opérations de revenus et dépenses mensuelles tout en s’assurant de respecter les règles fiscales et comptables en vigueur. Pour tenir son engagement envers vous, votre aide-comptable doit faire preuve d’une rigueur sans faille. C’est elle qui établit le fondement des états financiers qui seront validés et signés par votre CPA. 

Votre aide-comptable a besoin de deux choses pour effectuer le travail que vous lui demandez : votre collaboration, et vos factures d’achat ou vos pièces justificatives.

Collaboration

Considérez votre relation avec la personne qui fait votre tenue de livres comme si vous engagiez un préposé au ménage pour faire votre lavage. Celle-ci doit examiner chaque morceau de vêtement, déterminer quelles pièces seront lavées ensemble, reconstituer les paires de bas sortant de la sécheuse et déterminer à qui semble appartenir chaque morceau pour les distribuer dans leurs tiroirs respectifs. Cela semble facile, mais un manque de communication peut rapidement vous causer des ennuis. Vous omettez de dire à votre préposé qu’un chandail ne va pas dans la sécheuse, oups. Le t-shirt préféré de votre fille a été déposé dans le tiroir de votre garçon, et c’est la crise, car elle ne le trouve plus.

De la même sorte, vous rencontrerez des irritants si vous ne fournissez pas à votre aide-comptable tous les renseignements dont elle a besoin. Et si elle ne vous questionne pas pour bien comprendre dans quelles catégories elle doit inclure certaines dépenses, vous risquez des ennuis.

Pour vous donner un exemple concret, un de nos clients a perdu des dizaines de milliers de dollars qu’il avait prêtés à son entreprise, car des comptes qui avaient été mal identifiés ont dû être radiés des livres. Il était impossible de remonter à la source d’injection d’argent cinq ans auparavant, qui n’avaient pas été consignés dans les avoirs dus aux actionnaires. 

Votre aide-comptable doit être allumée. Dans notre monde, on dit souvent que, si votre aide-comptable ne vous tape pas au moins un peu sur les nerfs avec ses questions et ses validations, c’est que vous ne travaillez pas avec la bonne personne.

Factures d’achat ou pièces justificatives

Votre aide-comptable vous talonnera en premier lieu pour vos factures d’achat ou vos pièces justificatives (convention écrite ou reçu d’achat) : soit parce qu’il en manque, soit parce qu’elles ne sont pas adéquates. 

Voici quelques types de dépenses sur lesquels votre aide-comptable vous posera sans doute des questions. Vous vous faciliterez la vie en préparant les bons documents et en identifiant clairement les renseignements dont aura besoin votre aide-comptable.

Facture d’achat ou pièces justificatives

Vos factures d’achat ou vos pièces justificatives doivent être bien détaillée. Voici ce qu’elles doivent inclure.

  • Nom du fournisseur ou nom commercial de son entreprise
  • Date de la facture
  • Montant de la facture
  • Montant des taxes
  • Numéros d’inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ (pour les achats de plus de 30$
  • Nom de l’acheteur ou nom commercial de son entreprise pour les achats de plus de 150$
  • Modalités de paiement pour les achats de plus de 150$
  • Description permettant de reconnaître le bien ou le service acheté

Quelques exemples de ce qui ne convient pas!

Un relevé de paiement par débit OU crédit chez Shell indique le montant total payé, mais ne permet pas de prouver quel montant a été dépensé en essence et quel montant a été dépensé pour une collation. Il faut donc joindre le reçu d’essence.

Un relevé de carte de crédit n’est pas une pièce justificative. Toute dépense portée au compte d’une carte de crédit affaires sans reçu de caisse doit être allouée au compte « avances de l’actionnaire ».  Pour la personne responsable de votre tenue des livres, c’est important d’avoir les factures d’achat ou les pièces justificatives!  

Pour les repas, seulement 50 % des taxes sont déductibles. On doit donc pouvoir consulter la portion de pourboire sur le reçu, car des fois c’est déductible, dans d’autres cas, pas.

Vous ne pouvez pas soumettre de repas en solo, à moins que vous soyez à 40 km ou plus de votre lieu de travail et que vous ayez généré des frais de déplacement; attention, des fois c’est plus ou moins, selon la situation.

Les dépenses effectuées sur une carte de crédit personnelle sont acceptées (il faut les factures ou la pièce justificative, évidemment).  On doit créer une allocation de dépenses pour les dépenses payées avec sa carte personnelle!  

Certains fournisseurs de logiciels-service en mode SaaS sont inscrits aux taxes de vente canadiennes. Vous pourrez réclamer celles-ci seulement si vous obtenez une facture détaillée comportant les numéros de TPS/TVQ.

Finalement, les bons de commande ne passent pas chez Revenu Québec; il vous faut la facture.  Un exemple que nous voyons souvent et que nous refusons est le bon de commande “Amazon”.  

Crédibilité

La personne responsable de votre tenue de livres doit tout vérifier afin que votre comptable puisse signer vos états financiers en toute confiance. Un manque constaté de pièces justificatives ou de clarté dans vos comptes peut remettre en doute la crédibilité de vos états financiers par le comptable, qui émettra une réserve. Une réserve apposée sur des états financiers est quasiment une invitation au gouvernement à auditer ceux-ci.  

Pour favoriser la santé et la crédibilité de vos états financiers, votre aide-comptable devrait systématiquement chercher à vous protéger. Elle devrait vérifier un à un les numéros de TPS/TVQ de tous vos fournisseurs. Récemment, ce type de validation nous a permis d’intercepter un fournisseur en situation de fraude. Celui-ci recueillait la TPS/TVQ de notre client sous des numéros de TPS/TVQ ne lui appartenant pas.  Et ce n’est pas la première fois qu’on voit ce type de problème.

Pour finir

Votre fournisseur de tenue de livres travaille dans votre intérêt. En ayant pris ces quelques minutes pour en apprendre plus sur son travail, vous êtes maintenant équipé pour travailler de façon plus efficace et harmonieuse avec celui qui organise tous vos chiffres.

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Attention à l’utilisation de votre carte personnelle

Sept (7) raisons pour ne pas utiliser votre carte de crédit personnelle pour des dépenses liées à votre entreprise.

Aujourd’hui encore, de nombreux entrepreneurs font face à des problèmes de trésorerie lorsqu’ils démarrent leur entreprise. Ils se tournent donc à utiliser leur carte de crédit personnelle pour financer les achats liés à leur entreprise. En effet, d’après un rapport de la Fédération canadienne de l’entreprise indépendante, 30 % des entrepreneurs ont recours à cette pratique. Cette habitude peut, à long terme, être néfaste pour l’entrepreneur et son entreprise. Afin de vous démontrer ceci, nous allons énumérer les sept (7) raisons principales pour lesquelles vous ne devriez pas utiliser votre carte de crédit personnelle pour des dépenses d’entreprise.

La responsabilité

En utilisant votre carte personnelle, les dettes accumulées sont à votre charge. Certaines transactions commerciales peuvent être élevées, ce qui vous oblige à “maxer” votre limite de crédit à court terme et ainsi réduire fortement votre disponibilité de fonds pour les transactions personnelles.

Les employés

Il est courant que les employés de petites entreprises utilisent leur carte de crédit personnelle pour effectuer des achats liés à l’entreprise. D’un point vu comptable, il devient difficile de faire le rapprochement entre la dépense et la source de financement; à moins d’avoir un compte de dépenses en bonne et due forme. Si vous ne souhaitez pas être dans cette situation, il est important de savoir que l’ajout d’employés à une carte de crédit d’entreprise est facile à réaliser. Appelez votre banquier, il pourrait vous aider.

Le crédit aux entreprises

L’utilisation de votre carte de crédit personnelle peut vous empêcher de créer le profil de crédit de votre entreprise, bien que cela paraisse évident, il est essentiel de travailler sur ce point. En effet, cela vous permettra d’accéder à une plus grande sélection d’options de financement. De plus, les prêteurs voudront connaître les antécédents de votre entreprise en matière de gestion de crédit.

La cote de crédit

Lorsque vous effectuez une transaction commerciale avec votre carte de crédit personnelle, cela peut avoir un impact sur votre cote de crédit personnelle. En effet, si vous utiliser le maximum de disponibilités sur votre carte, ou que vous ne respectiez pas votre paiement minimum, vous allez impacter négativement votre cote de crédit personnelle. Cela peut vous mettre dans une position difficile pour de futurs prêts ou hypothèques.

La fin d’année financière

Afin que le processus soit moins pénible pour vous à l’arrivée de la saison des impôts, épargnez-vous la difficulté de trouver vos relevés de carte de crédit personnelle afin d’essayer d’identifier vos dépenses d’entreprises; donc ne rien oublier. Une raison de plus d’opter pour une carte de crédit entreprise, car vos dépenses seront regroupées.

Les programmes de récompenses

Saviez-vous que les cartes de crédit d’entreprise présentent souvent des programmes de récompenses spéciaux qui sont dédiés aux entreprises ? Ces derniers peuvent prendre la forme de services dédiés aux entreprises, de réductions sur les tarifs hôteliers ou sur les compagnies aériennes. Votre niveau d’achat peut également compenser vos frais annuels de carte de crédit.

Restrictions dans vos contrats de carte de crédit

Sachez que des dépenses d’affaires payées avec votre carte de crédit personnelle peuvent être refusées par l’émetteur de la carte. Donc, lisez vos contrats de carte avant de faire des dépenses qui pourraient être refusées.

Comparer avant d’adopter

Le site Internet Ratehub.ca permet de comparer leurs offres de carte de crédit entreprise. Par contre, sachez que si vous faites une demande de crédit, votre pointage (personnelle ou entreprise) sera affecté de façon significative. Donc, assurez-vous de parler avec votre banquier avant de faire des demandes auprès de plusieurs institutions.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter, nous sommes là pour vous aider.

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L’importance d’un rapprochement de vos postes aux bilans

Dans toute entreprise, le rapprochement des bilans est une des étapes à franchir pour clôturer les comptes à chaque fin d’exercice comptable.

En effet, grâce à l’exactitude du bilan, le propriétaire de l’entreprise et son comptable peuvent avoir une vision nette sur la situation financière de la société.

Par ailleurs, par le biais de la précision du bilan ainsi que la santé basique de l’entreprise, il serait plus facile pour les banquiers et les conseillers externes d’évaluer la solvabilité de votre entreprise.

Malgré les difficultés rencontrées par les propriétaires des petites entreprises et leurs comptables, il est quand même important d’effectuer un rapprochement mensuel des bilans.

Afin de garantir l’exactitude des données, chaque compte de bilan doit être rapproché pour être clôturé, chaque fois qu’on termine une période comptable. Parmi les comptes qui doivent être rapprochés, il y a, entre autres, l’argent liquide, les dépenses payées d’avance, les comptes à recevoir, l’inventaire, les immobilisations, les charges salariales, les fournisseurs, les charges à payer, les prêts, etc.

Qu’est-ce qu’un rapprochement de bilan ?

Le rapprochement de bilan consiste à l’enregistrement et à la comptabilisation de toutes les  transactions d’une entreprise, en appliquant la catégorisation respective dans le processus. L’actif et le passif, ainsi que les capitaux propres doivent figurer dans le bilan. Sommes toutes, on « pointe » chaque transaction avec les relevés de comptes ou documents auxiliaires.

Les actifs concernent les acquisitions telles que les immobilisations, ou ce qu’on détient et qu’on n’aurait plus besoin de régler, comme les dépenses payées à l’avance, les créances, les stocks et les liquidités. Quant au passif, il concerne les charges à régler aux clients, aux fournisseurs, aux employés, aux débiteurs, ainsi que les impôts et autres. Dans certains cas, le rapprochement peut consister à donner une liste des transactions correspondantes au solde en s’assurant que tout a été correctement classé.

Les postes comptables à rapprocher

Rapprochement de l’argent liquide

Compte tenu du temps passé à l’identification de l’écart, les entrepreneurs font appel aux professionnels ou comptables pour s’assurer de l’écriture conforme de ce qui a été compensé par la banque et le contenu du logiciel comptable. D’ailleurs, la non-compensation de toute transaction par la banque, excédant 45 jours, doit être justifiée.

Rapprochement des charges payées d’avance

C’est un compte sur lequel sont comptabilisées les charges payées prépayées (par exemple assurances, impôts fonciers, etc.) jusqu’à l’utilisation des biens et/ou services correspondants. Cette procédure à rapprocher la dépense avec le mois correspondant aux revenus gagnés.

Rapprochement des comptes à recevoir

Ce compte est très important du fait qu’il détermine le crédit dont vous octroyer auprès de vos clients. Il faut s’assurer de l’exactitude des informations sur ce compte. Il convient de vérifier s’il y a des factures à supprimer ou à suivre particulièrement. Tout retard excédant 90 jours portant sur les rubriques sur ce poste doit être justifié.

Si les factures impayées gonflent et que vous avez peur de ne pas pouvoir les couvrir, pensez à mieux gérer votre facturation et votre recouvrement. Vérifiez quotidiennement le montant de vos créances impayées et mobilisez vos collaborateurs, ainsi que tous les moyens à votre disposition (mail, téléphone, courriel) pour assurer le recouvrement pour le cas des créances excédant 60 jours, présentant un faible pourcentage de vos ventes.

Rapprochement de l’inventaire

Un inventaire (action de faire le décompte physique de vos stocks et articles en stocks) doit avoir lieu tous les trois mois, six mois ou au pire tous les ans. Le solde comptable doit correspondre à l’inventaire physique (soit l’inventaire réel). Autrement, vous devez procéder à l’ajustement de l’inventaire dans votre logiciel comptable. La raison de tout écart devrait être justifiée. Le rapprochement de l’inventaire permet d’identifier un abus, une fraude ou un vol.

Rapprochement des immobilisations

Pour les petites et moyennes entreprises, il convient de faire un rapprochement trimestriel ou annuel. Quant aux grandes entreprises ayant beaucoup d’immobilisations, il convient d’en faire mensuellement.

Le but étant de vérifier si l’entreprise dispose toujours des ordinateurs, voitures, machines, etc., et d’identifier l’écart s’il y en a et prévoir le montant nécessaire aux remplacements ou aux impôts supplémentaires.

À part le contrôle et le bilan des immobilisations, un rapprochement systématique des immobilisations permet à la société de mentionner la charge d’amortissement y afférente dans le compte de résultat.

Rapprochement des dettes salariales

Il est important de bien rapprocher vos dettes fiscales ayant trait aux salaires, soit les déductions à la sources dues aux divers palliers gouvernementaux.

Outre les dettes fiscale, il ne faut pas oublier de s’assurer que la masse salariale est correctement calculée. Également, il faut s’assurer que les impôts sur les salaires, les congés, les primes et les commissions, ainsi que les comptes de retraite, sont bien calculés.

Rapprochement des comptes fournisseurs

Ce compte comprend la majeure partie du passif courant de l’entreprise et il consiste à suivre ce que l’entreprise doit à ses fournisseurs de biens et/ou de services. En général, il est mis à jour aux semaines, car la plupart des entreprises effectuent hebdomadairement le règlement de leurs fournisseurs. Tout règlement non effectué au-delà des 60 jours doit être justifié.

Rapprochement des charges à payer

Outre les comptes de dépenses à payer, il comprend le solde dû pour les biens et services utilisés, mais non encore reçus, facturés ni payés. Pour calculer l’ajustement de ce compte, il au comparez nos bons de commandes en cours, nos achats non reçus, les stocks en transit, etc.

Rapprochement des prêts

Il s’agit du rapprochement des montants dus aux banques (intérêts courus, capital dû), aux personnes ou à d’autres créanciers, qui devrait être effectué systématiquement. Sans le rapprochement des prêts, nous n’avons pas une bonne image de la situation financière.

Bon à savoir

Voici quelques définitions à savoir.

Inventaire

État descriptif détaillé des stocks d’une entreprise à une date déterminée, obtenu à la suite d’un dénombrement ou par la comptabilisation de tous les mouvements de stock.  http://www.granddictionnaire.com/ficheOqlf.aspx?Id_Fiche=2069709

Stocks

Biens qu’une entité détient à un moment donné en vue de les vendre ou de les utiliser pour fabriquer un produit ou fournir un service.  http://www.granddictionnaire.com/ficheOqlf.aspx?Id_Fiche=2069709

Pour conclure, les rapprochements mensuels du bilan afin de comprendre et d’évaluer l’état financier d’une entreprise. Il est donc très important d’effectuer régulièrement des rapprochements sur tous les comptes de bilan pour être à jour et d’avoir une bonne image de notre entreprise.