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Comment bien gérer la rentabilité par projet avec QuickBooks en ligne Plus

La comptabilité par projet consiste à segmenter les dépenses, les revenus, les coûts matériels et les salaires associés à vos projets afin d’obtenir une vue claire de leur rentabilité, peu importe la durée du projet (court, moyen ou long termes). Si votre entreprise livre ses services principalement sous forme de projets, par exemple pour la construction de maisons ou le développement de sites Web, une comptabilité bien tenue vous permettra de repérer les types de projets les plus avantageux et de vous assurer qu’ils demeurent profitables. Voici quelques éléments à considérer lorsque vous préparez vos projets dans QuickBooks en ligne Plus (QBO+).

Pensez «  Projet avec QBO + »

Voyez la comptabilité par projet comme un contenant dans lequel sont consignées toutes les données financières associées à un projet. La fonction « Projet » dans QBO+ vous aide à planifier, à rester organisé et à faire le suivi des différents éléments de votre projet, de même qu’à produire des rapports. En plus d’établir des estimations de revenus, vous pourrez également :

  • établir des estimations des coûts ;
  • comparer facilement vos coûts réels aux coûts estimés en cours de projet ;
  • repérer les dépassements potentiels ;
  • de rectifier le tir rapidement. 

Quoi inclure

Vos projets devraient inclure tous les coûts et revenus reliés afin d’avoir un aperçu réaliste de leur rentabilité. Ils comprennent donc les coûts fixes, les coûts variables et les frais généraux, les subventions, la facturation des projets, les coûts de recyclage ou de traitement des déchets, les revenus projetés, etc.

Aide décisionnelle

La comptabilité par projet peut vous éclairer dans la sélection et la priorisation de vos projets ou de vos clients en fonction de votre réalité immédiate. Au cours d’une période très achalandée où vos ressources sont très sollicitées, vous choisirez sans doute d’accepter en priorité les types de projets qui sont généralement les plus profitables, et ensuite ceux à plus faibles coûts en main-d’œuvre puisqu’ils nécessitent moins de ressources. Durant les périodes creuses, vous accepterez peut-être certains projets qui sont plus coûteux à réaliser, mais qui aideront à absorber les frais généraux (loyer, salaires, coûts fixes d’entreprise, etc.).

Projets et produits

Il est aussi possible de considérer vos produits comme des projets afin de pouvoir facilement calculer lesquels sont les plus avantageux pour votre entreprise. Par exemple, considérez la construction des 100 premiers exemplaires d’un nouveau modèle de vélo comme un projet. Inscrivez les coûts des pièces et des matériaux, les salaires, le coût de l’espace loué pour la production, etc. Faites de même pour les prochains lots, et validez si votre profitabilité s’améliore de façon satisfaisante.

Fonds dédiés

La comptabilité par projet peut vous être très utile pour suivre vos budgets reliés à des fonds dédiés tels que des subventions en recherche et développement. Cela vous facilitera la tâche quand viendra le temps de préparer les rapports de reddition de compte pour vous assurer de maintenir votre crédibilité auprès des bailleurs de fonds et d’obtenir tous vos crédits d’impôt auprès des organismes gouvernementaux. Les OBNL peuvent également configurer la fonction de projets afin de gérer des fonds dédiés catégorisés par bailleur de fonds.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la comptabilité par projet, appelez un membre de notre équipe pour en discuter. Nous pourrons vous accompagner afin de bien configurer vos premiers projets et établir une façon simple et précise de suivre leur évolution pour en assurer la profitabilité.

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Liquidités et profits : comment bien gérer son cash!

La première cause de stress et d’insomnie pour les propriétaires de petites entreprises concerne les inquiétudes reliées aux liquidités. Même si l’entreprise dégage de bons profits, ceux-ci ne sont pas nécessairement garants d’une entrée d’argent au moment opportun. Regardons ensemble pourquoi, et comment en assurer une gestion saine.

Liquidités et profits : la différence

Les termes « liquidités » et « profits » sont parfois utilisés de façon interchangeable, mais ils ne sont pas la même chose. Cette distinction est cruciale, car confondre les deux pourrait s’avérer risqué.

Les liquidités représentent l’argent en possession et à recevoir de l’entreprise. Les flux de trésoreries, connus en anglais sous le terme cash flow, représentent les entrées et sorties d’argent. 

Un client paie comptant; c’est une rentrée d’argent. Vous payez les impôts de l’entreprise au gouvernement; c’est une sortie d’argent. 

Quant à eux, les profits, aussi appelés bénéfices, représentent les revenus de l’entreprise moins les dépenses. Que votre client paie comptant ou non, la vente réalisée augmente vos revenus et, espérons-le, vos profits. Mais lorsque vous payez les impôts de l’entreprise, cette variation de vos liquidités ne change rien à vos profits.

Il n’est pas rare de voir des entreprises qui éprouvent des difficultés avec leurs flux de trésorerie malgré qu’elles affichent un profit enviable. Les entrées et sorties d’argent sont chronologiquement indépendantes de l’état des résultats. Une acquisition d’actifs pourrait entraîner une grosse sortie d’argent en décembre sans toutefois faire augmenter la catégorie « dépenses » pour l’année. Des services livrés et facturés à un client majeur doivent être inscrits dans les « revenus » du mois même si le client tarde à payer. Comme l’argent est le moteur crucial de toute petite entreprise, le succès de celle-ci dépend de sa capacité à gérer ses liquidités. 

La gestion des liquidités avec Helm

La gestion et la prévision des flux de trésorerie vous permet de vous assurer d’avoir en banque l’argent dont vous aurez besoin pour honorer vos obligations – demain, le mois prochain et dans le futur. Plusieurs entreprises font l’erreur de s’appuyer sur les montants qu’elles ont dans leurs coffres au moment de prendre des décisions. Nous avons trouvé et travaillons couramment avec un outil qui vous aidera à prendre des décisions éclairées, en fonction des flux de trésorerie prévus.

Helm est une application de gestion des liquidités automatisée, développée par des comptables entrepreneurs pour les comptables et les entrepreneurs. Elle prévoit les flux de trésorerie pour vous, et vous aide à répondre à la question : « si je paie ceci aujourd’hui, aurai-je assez d’argent pour payer cela demain? »

Helm se connecte à QuickBooks en ligne (aussi à Xero) pour en extraire les renseignements lui permettant de faire des prévisions. Ce que nous aimons le plus de cette application, c’est que Helm prend en compte l’historique de paiement de vos comptes clients pour estimer à quel moment vous devriez recevoir les sommes dues. L’application offre beaucoup de flexibilité : elle permet de bâtir et comparer plusieurs scénarios, et de changer des données si vous savez des choses que votre système comptable ne peut prédire – par exemple un que vous prévoyez une sortie d’argent pour repayer une dette avant l’échéance. Il est même possible de planifier le paiement de vos factures selon le plan choisi. 

Nous travaillons avec Helm depuis quelques mois et nous sommes ravis. 

Cette application nous permet d’avoir une visibilité accrue sur les flux de trésorerie prévus, ce qui nous offre plus de certitude dans nos prises de décision. La simplicité et la clarté des renseignements qu’offre Helm en un coup d’œil nous ont aussi permis de constater certaines de nos inefficiences et d’y remédier. Par exemple, en imposant des délais de paiement plus serrés à nos clients retardataires, nous avons pu accumuler plus rapidement le montant dont nous avions besoin pour effectuer un investissement sans avoir peur de manquer de liquidités.

Vous souhaitez mieux dormir le soir, en étant certain que vous ne serez pas à découvert le mois prochain? Jetez un coup d’œil au site de Helm https://www.takethehelm.app/ (en anglais seulement). 

Appelez un des membres de notre équipe si vous souhaitez en savoir plus, et nous nous ferons un plaisir de partager notre expérience et de vous guider.

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Comment et quand faire payer vos clients

« Ça me met tout à l’envers. Mais comment peuvent-ils me manquer de respect de la sorte? »

Une cliente de 6DT.

Sylvie n’en peut plus. Chaque trimestre, elle imprime la liste de ses comptes clients en retard. Un par un, elle écrit, texte ou même appelle ses clients fautifs pour leur rappeler de payer leurs factures. Parfois, elle se rend compte que c’est la deuxième ou même la troisième fois qu’elle communique avec eux à cet effet.

« On fait des pieds et des mains pour livrer leurs projets dans des délais plus que serrés, mais ils prennent des mois à payer. J’ai l’impression de faire rire de moi! » me dit-elle, frustrée. 

Malheureusement, les petites entreprises qui tardent à se faire payer sont chose courante. Cela peut affecter vos flux de trésorerie négativement et créer un stress supplémentaire. Il est aussi difficile de ne pas prendre ce problème de façon personnelle lorsque vous travaillez directement avec le client ou que vous le dépannez dans une situation délicate. 

Voici quelques façons de vous faire payer plus rapidement, sans vous laisser emporter par le « drama ». 

  • Affichez clairement vos conditions de paiement. Assurez-vous que vos conditions de paiements sont visibles sur chaque facture. Bien qu’on veuille tous se faire payer au moment où le client reçoit sa facture, c’est souvent peu pratique pour le client. La facture doit passer au service de la comptabilité, le paiement doit être approuvé, et les entreprises effectuent souvent leurs paiements en lots à des dates précises durant le mois. Des conditions de paiement en 30 jours sont souvent le délai standard, mais rien ne vous empêche de demander 15 jours ou d’offrir 45 jours. Sachez cependant que les grandes entreprises ont souvent leurs propres politiques de paiement que vous devrez accepter ou négocier. 
  • Programmez des rappels automatiques pour tous les retards. Peu de plateformes de comptabilité, hormis QuickBooks en ligne ®, offrent la possibilité d’envoyer des rappels à la date d’échéance ainsi qu’avant et après. Si vous êtes un utilisateur de QuickBooks en ligne ® , profitez de cette fonctionnalité et programmez des courriels de rappel courtois. Si vous ne souhaitez pas aliéner vos clients, donnez-leur quelques jours de grâce avant l’envoi des rappels.
  • Exigez des intérêts pour les paiements en retard. Il est tout à fait justifiable d’exiger des intérêts pour les paiements reçus après une certaine date. Par exemple, vous pourriez exiger des frais de 2 % d’intérêt sur les factures impayées après 5 jours de grâce, ce que permettent des outils comme InvoiceSherpa. Si vous n’utilisez pas InvoiceSherpa, vous pourriez ajouter ces frais manuellement, en créant un nouveau produit que vous nommerez « Intérêt sur retard de paiement ». Assurez-vous d’inscrire cette condition sur votre modèle de facture afin que vos clients en soient toujours informés.
  • Prenez vos paiements directement du compte bancaire de vos clients. Oui, oui, vous avez bien lu! Il existe un service qui vous permet de débiter de l’argent du compte de vos clients au moment choisi. Les débits préautorisés peuvent se faire de façon ponctuelle, récurrente ou variable. Une fois que vous avez recueilli l’autorisation de vos clients et paramétré vos factures et paiements, vous n’aurez plus à courir après eux pour recevoir votre argent! Pour en savoir plus : www.Rotessa.com, ou tout simplement consultez notre blogue à cet effet. Ce que nous aimons le plus avec cet outil, est qu’il permet de mettre à jour vos comptes clients! Vive l’automatisation comptable.

En paramétrant et en automatisant vos conditions de paiement, vous pouvez réduire le nombre de factures qui sont payées en retard ainsi que la durée des retards. Prenez quelques heures pour définir et paramétrer vos conditions, et vous gagnerez du temps et la paix d’esprit! 

Communiquez avec un membre de notre équipe pour obtenir plus de conseils ou de l’aide pour vous organiser. 

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Comment bien démarrer son entreprise.

Après avoir réfléchi à votre projet, vous êtes enfin prêt à vous lancer dans la création de votre entreprise. Mais voilà, cela peut parfois devenir un vrai casse-tête. Afin de vous guider au mieux, nous allons voir ensemble comment bien démarrer son entreprise.

Le démarrage d’une entreprise passe d’abord par une phase de planification. Durant celle-ci, il va falloir dans un premier temps élaborer votre projet d’entreprise en vous posant les bonnes questions, par exemple: Qu’est-ce qui me passionne? Qu’est-ce que je peux offrir de différent que les entreprises déjà en place? Toutes ces informations vont vous permettre de créer votre plan d’affaire, il s’agit d’un document écrit dans lequel se trouve la description de votre entreprise, la description de votre projet, votre stratégie marketing, votre fonctionnement, votre équipe mais également quelques prévisions financières. Ce dernier, vous sera particulièrement utile pour présenter et ainsi vendre votre idée à d’éventuels prêteurs ou investisseurs.

Ensuite, le temps de choisir un nom d’entreprise est venu, celui-ci doit correspondre aux produits ou services que vous proposés et qui, évidemment, ne soit pas déjà utilisé. De plus, il vous faudra également réfléchir à la ligne directrice que vous souhaitez donner à votre entreprise mais aussi vous assurer que le nom choisi soit facile à prononcer et également facile à retenir. Par la suite, vous devrez vérifier si ce nom est déjà utilisé car vous ne pouvez pas vous en servir s’il est déjà référencé. Pour savoir si c’est le cas ou non, commencer par une simple recherche internet, ainsi vous aurez une première vision de qui utilise ce nom et pour quel domaine.

Lorsque vous aurez enfin trouvé le nom de votre entreprise, il va falloir l’enregistrer auprès du gouvernement. Mais avant d’en arriver à cette étape, il vous faudra déjà connaître l’emplacement de votre bureau principal, la délimitation géographique concernant l’exercice de votre activité, le nom que vous désirez pour votre entreprise ainsi que le type d’entreprise le plus adapté à vos besoins.

Pour information, les trois structures les plus courantes sont les suivantes:

  • Entreprise individuelle : il a un seul propriétaire. Ce dernier est l’unique responsable de tous les passifs soit les dettes légales que l’entreprise a contractées auprès de ses créanciers
  • Société en nom collectif : dans ce cas les associés sont responsables des dettes de la société et les parts sociales ne sont pas librement cessibles. Ce statut peut par exemple être utilisé par les membres d’une même famille dans le but d’exploiter une activité en commun.
  • Société par action : Il peut y avoir un ou plusieurs actionnaires.  La société par action est une personne morale à part entière.

Choisir la bonne forme juridique est très importante.  À titre information, voici un lien vous permettant d’en apprendre plus sur les formes juridiques.  

Vous voici donc prêt à créer votre entreprise, mais n’oubliez pas que nous sommes là pour vous aider dans vos démarches, n’hésitez donc pas à nous contacter.

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En mode « moine »

Ça y est, nous commençons une nouvelle période où le contexte et les températures sont plus fraîches nous invitent à nous cantonner à la maison. Alors que tout semble tourbillonner intensément autour de nous, voilà le moment parfait pour considérer de faire le vide et d’explorer notre monde intérieur

La vie de moine n’est pas faite pour les entrepreneurs, mais s’engager à la vivre sur une période de quelques semaines pourrait faire de vous un entrepreneur plus productif et plus résilient. Le but de notre blogue est de vous présenter  une autre façon de gérer votre stress ou votre journée.

Le « mode moine » est un style de vie intentionnel qui préconise une certaine forme d’isolement et d’introspection afin d’acquérir une plus grande lucidité. Dans des périodes comme celle que nous vivons en ce moment, les constantes distractions et les brouillards mental et émotionnel peuvent nous empêcher de voir les opportunités qui s’offrent à nous. 

Se permettre un temps d’arrêt devient une nécessité. En adoptant le mode moine et en pratiquant un moment de “méditation” ou de tout simplement faire le vide de façon quotidienne nous permet de faire face, de façon calme et équilibrée, aux problèmes et tensions de la vie. 

Voici comment faire.  

  • Retirez-vous dans un endroit calme et assoyez-vous en indien dans un endroit confortable. Fermés les yeux ! 
  • Fermez aussi le cellulaire et tout distraction électronique.  C’est vôtre moment à vous ; 
  • Commencez par observer la respiration normale et naturelle afin de concentrer le mental. Une fois l’attention aiguisée, procédez à l’observation de la nature changeante du corps (air qui sort et entre par le nez, chatouillement, chaleur, froideur, grattement, douleur etc).   

C’est cette prise de conscience par expérience directe qui constitue le travail de relaxation. Cela nous permet d’identifier les schémas compulsifs et inconscients qui nous échappent lorsque nous donnons de la tête à tout ce qui se passe autour de nous.

Il est également recommandé durant ces quelques semaines de réduire :

  • L’utilisation des médias sociaux (maximum 30-60 minutes par jour) ;
  • La navigation sans but précis sur internet ;
  • L’habitude de sortir son téléphone à tout moment pour regarder s’il y a quelque chose de nouveau.

En prenant une pause dans votre journée, cette méditation peut  :

  • Améliorer notre capacité à être imperturbable ;
  • Augmenter notre rendement et notre productivité ;
  • Amplifier notre conscience de soi ;
  • Réduire notre instabilité mentale ;
  • Créer les fondations pour développer des habitudes saines autonomes.

Cette pratique semble inconfortable au départ, mais elle vous permettra de mieux saisir ce qui se passe autour de vous et en vous. Après quelques semaines, vous serez surpris de tout ce que vous aurez appris et accompli. Vous vous sentirez probablement plus en paix avec vous-même, et cela se reflétera positivement dans votre entreprise ainsi que dans vos relations.

Les circonstances actuelles se prêtent parfaitement à tomber en mode moine pendant un ou deux mois, voilà donc une occasion en or pour vous de l’essayer!

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Les 10 applications nécessaires lorsqu’on démarre son entreprise…

Lorsqu’on crée son entreprise, on peut être confronté à beaucoup de situations telles que l’organisation de ses publications, l’optimisation de la transmission de documentation ou même la création de sa boutique en ligne. Nous avons donc décidé de vous aider à vous organiser au mieux, en vous proposant une liste de 10 applications dédiées au démarrage de votre entreprise.

QuickBooks en ligne, pour votre comptabilité.

Cette application de comptabilité est destinée aux petites et moyennes entreprises et permet de combiner plusieurs processus comptables en une seule application. Vous l’aurez compris, sa fonction principale est de simplifier l’utilisation de plusieurs tableaux, feuilles de calculs et autres. Il est ainsi plus facile de concilier, à des fins fiscales, les chiffres comptables avec QuickBooks. Cette application existe dans une version de bureau et dans une version Cloud appelée QuickBooks en ligne, accessible depuis un navigateur internet. 

Essai gratuit 1 mois  et ensuite à partir de 20 $/mois (version démarrage)

Centrix One, pour la gestion de votre relation client.

Il s’agit d’un CRM simple, intuitif, qui permet de gérer vos contacts et leurs comptes ainsi que vos campagnes courriels. À noter que ce CRM est québécois et s’intègre à QuickBooks en ligne. 

Essai gratuit 14 jours, ensuite 15 $/mois (version solo)

Trello, pour le suivi de vos projets.

Cette application permet de suivre l’avancement des projets de manière visuelle. Elle vous aide à organiser de nouveaux projets, par exemple: une liste de tâches, un calendrier éditorial pour vos réseaux sociaux.

Essai illimité pour usage de particulier. Gratuit pour la version de base 

Buffer, pour gérer vos médias sociaux.

C’est une application qui vous permet de gagner du temps en vous permettant de gérer vos médias sociaux depuis un seul et même endroit. Ainsi vous pourrez préparer à l’avance la publication de vos blogues et annonces dans tous les réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Instagram, etc.).

Gratuit pour la version de base

Receipt Bank, pour automatiser la gestion de vos dépenses.

Aide à automatiser simplement la collecte, l’extraction et la publication des données pour les factures d’achats ainsi que les notes de frais. 

Essai gratuit 14 jours, ensuite 15 $/mois (1 utilisateur et 50 reçus)

Calendly, pour gérer vos rendez-vous.

Il s’agit d’une application qui vous permet de fluidifier et d’optimiser la prise de rendez-vous ou l’organisation de réunions. À noter que cette extension s’utilise en complément d’une autre application de type calendrier.

Forfait de base gratuit.

PandaDoc, pour gérer vos contrats

Facilite la transmission de vos documents en ligne, ainsi le destinataire n’a plus qu’à les e-signer. Tous les intervenants sont informés en temps réel des modifications apportées au document. Les signatures sont authentifiées grâce à un certificat qui se base sur votre adresse courriel et IP. Cette application s’intègre également à QuickBooks en ligne.

Essai gratuit 14 jours. Par la suite, 25 $US / mois

FundThrough, pour financer vos comptes clients.

Aide les propriétaires d’entreprise à éliminer l’attente associée aux conditions de paiement en leur donnant la puissance et la flexibilité nécessaire pour payer leurs factures au moment où ils le souhaitent en un clic et en moins de 24 heures.

Payable à l’utilisation (basé sur un % de l’utilisation des fonds)

Evernote, pour regrouper vos notes importantes dans un cahier de notes virtuel.

Permet d’enregistrer, collecter et organiser des informations sous forme de notes, images, vidéos ou pages web. Cette application permet de mieux vous organiser. Evernote est un espace où les idées se transforment en réponses, où les utilisateurs organisent leur vie quotidienne et où les équipes créent et partagent leur travail.

Les informations sont accessibles à partir de toutes vos plateformes numériques comme un ordinateur, une tablette ou encore votre téléphone et cela de manière synchronisée.

Gratuit, version de base

Canva, pour la création de vos documents d’affaires.

Canva est une plate-forme de conception graphique qui permet aux utilisateurs de créer des graphiques et d’autres contenus visuels sur les réseaux sociaux.

Gratuit, version de base

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Voici donc la liste des applications qui vont vous permettre de gagner du temps, d’augmenter votre productivité. Votre quotidien sera plus facile à gérer pour moins que 85 $ par mois pour débuter.

Et vous, quelles sont celles que vous utilisez? Quelles sont pour vous, les meilleures applications? Vous pouvez également consulter notre blogue antérieur sur le démarrage d’entreprise.