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Les 10 applications nécessaires lorsqu’on démarre son entreprise…

Lorsqu’on crée son entreprise, on peut être confronté à beaucoup de situations telles que l’organisation de ses publications, l’optimisation de la transmission de documentation ou même la création de sa boutique en ligne. Nous avons donc décidé de vous aider à vous organiser au mieux, en vous proposant une liste de 10 applications dédiées au démarrage de votre entreprise.

QuickBooks en ligne, pour votre comptabilité.

Cette application de comptabilité est destinée aux petites et moyennes entreprises et permet de combiner plusieurs processus comptables en une seule application. Vous l’aurez compris, sa fonction principale est de simplifier l’utilisation de plusieurs tableaux, feuilles de calculs et autres. Il est ainsi plus facile de concilier, à des fins fiscales, les chiffres comptables avec QuickBooks. Cette application existe dans une version de bureau et dans une version Cloud appelée QuickBooks en ligne, accessible depuis un navigateur internet. 

Essai gratuit 1 mois  et ensuite à partir de 20 $/mois (version démarrage)

Centrix One, pour la gestion de votre relation client.

Il s’agit d’un CRM simple, intuitif, qui permet de gérer vos contacts et leurs comptes ainsi que vos campagnes courriels. À noter que ce CRM est québécois et s’intègre à QuickBooks en ligne. 

Essai gratuit 14 jours, ensuite 15 $/mois (version solo)

Trello, pour le suivi de vos projets.

Cette application permet de suivre l’avancement des projets de manière visuelle. Elle vous aide à organiser de nouveaux projets, par exemple: une liste de tâches, un calendrier éditorial pour vos réseaux sociaux.

Essai illimité pour usage de particulier. Gratuit pour la version de base 

Buffer, pour gérer vos médias sociaux.

C’est une application qui vous permet de gagner du temps en vous permettant de gérer vos médias sociaux depuis un seul et même endroit. Ainsi vous pourrez préparer à l’avance la publication de vos blogues et annonces dans tous les réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Instagram, etc.).

Gratuit pour la version de base

Receipt Bank, pour automatiser la gestion de vos dépenses.

Aide à automatiser simplement la collecte, l’extraction et la publication des données pour les factures d’achats ainsi que les notes de frais. 

Essai gratuit 14 jours, ensuite 15 $/mois (1 utilisateur et 50 reçus)

Calendly, pour gérer vos rendez-vous.

Il s’agit d’une application qui vous permet de fluidifier et d’optimiser la prise de rendez-vous ou l’organisation de réunions. À noter que cette extension s’utilise en complément d’une autre application de type calendrier.

Forfait de base gratuit.

PandaDoc, pour gérer vos contrats

Facilite la transmission de vos documents en ligne, ainsi le destinataire n’a plus qu’à les e-signer. Tous les intervenants sont informés en temps réel des modifications apportées au document. Les signatures sont authentifiées grâce à un certificat qui se base sur votre adresse courriel et IP. Cette application s’intègre également à QuickBooks en ligne.

Essai gratuit 14 jours. Par la suite, 25 $US / mois

FundThrough, pour financer vos comptes clients.

Aide les propriétaires d’entreprise à éliminer l’attente associée aux conditions de paiement en leur donnant la puissance et la flexibilité nécessaire pour payer leurs factures au moment où ils le souhaitent en un clic et en moins de 24 heures.

Payable à l’utilisation (basé sur un % de l’utilisation des fonds)

Evernote, pour regrouper vos notes importantes dans un cahier de notes virtuel.

Permet d’enregistrer, collecter et organiser des informations sous forme de notes, images, vidéos ou pages web. Cette application permet de mieux vous organiser. Evernote est un espace où les idées se transforment en réponses, où les utilisateurs organisent leur vie quotidienne et où les équipes créent et partagent leur travail.

Les informations sont accessibles à partir de toutes vos plateformes numériques comme un ordinateur, une tablette ou encore votre téléphone et cela de manière synchronisée.

Gratuit, version de base

Canva, pour la création de vos documents d’affaires.

Canva est une plate-forme de conception graphique qui permet aux utilisateurs de créer des graphiques et d’autres contenus visuels sur les réseaux sociaux.

Gratuit, version de base

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Voici donc la liste des applications qui vont vous permettre de gagner du temps, d’augmenter votre productivité. Votre quotidien sera plus facile à gérer pour moins que 85 $ par mois pour débuter.

Et vous, quelles sont celles que vous utilisez? Quelles sont pour vous, les meilleures applications? Vous pouvez également consulter notre blogue antérieur sur le démarrage d’entreprise.

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Finance Légal Ventes Voyages

La déduction des frais liés à des événements pour vos employés.

En tant qu’entrepreneurs, vous, et vos employés pouvez être amenés à participer ou à organiser certains événements sociaux pour vos employés. 

Il est donc intéressant de savoir que certains événements culturels sont déductibles à 100 % des impôts au Québec et/ou au Fédéral.  Nous allons donc voir ensemble les principaux frais liés à des événements sociaux considérés comme déductibles des impôts :

Les frais de repas et de divertissement

Les frais de repas et de divertissement liés à un événement coordonné par votre organisation auquel tous vos employés sont invités, tel que la fête de Noël. 

Il est important de savoir que vous pouvez déduire 100 % des dépenses pour un maximum de six événements spéciaux par an.

Les frais liés à un abonnement culturel ayant lieu au Québec. 

Dans ce cas précis, il faut savoir que le coût d’un abonnement ainsi que l’achat de billets (en totalité ou en partie) permettant d’assister à une représentation culturelle ayant lieu au Québec sont déductibles en totalité s’ils concernent une pièce de théâtre, une représentation d’opéra, un spectacle de danse, un concert de musique classique, de jazz ou d’un orchestre symphonique… Toutefois, il faut retenir que l’abonnement doit permettre d’assister au minimum à trois représentations de divers événements culturels se déroulant au Québec.

Les frais liés à la participation à des congrès, des colloques et des conférences. 

Il est possible de déduire le coût de votre participation à un maximum de deux congrès/colloques/conférences pendant l’année. Cependant, ils doivent répondre aux deux conditions suivantes : être dans l’obligation de se rapporter à votre entreprise ou votre profession libérale ; être tenus par une entreprise ou une organisation professionnelle dans les limites géographiques du territoire où l’organisateur fait habituellement ses affaires.  

Ces frais de participation peuvent parfois inclure des aliments, des boissons et des divertissements qui ne sont pas indiqués clairement sur la facture. Dans ce cas, un montant de 50 $ par jour est soustrait du droit total de participation, ce dernier est déductible à 50 %. De plus, les frais de formation, de déplacements et de logement des participants sont déductibles à 100 %.

N’hésitez surtout pas à nous contacter en cas de besoin ou de questions.  

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Entrepreneurs Finance Ventes

L’importance d’un rapprochement de vos postes aux bilans

Dans toute entreprise, le rapprochement des bilans est une des étapes à franchir pour clôturer les comptes à chaque fin d’exercice comptable.

En effet, grâce à l’exactitude du bilan, le propriétaire de l’entreprise et son comptable peuvent avoir une vision nette sur la situation financière de la société.

Par ailleurs, par le biais de la précision du bilan ainsi que la santé basique de l’entreprise, il serait plus facile pour les banquiers et les conseillers externes d’évaluer la solvabilité de votre entreprise.

Malgré les difficultés rencontrées par les propriétaires des petites entreprises et leurs comptables, il est quand même important d’effectuer un rapprochement mensuel des bilans.

Afin de garantir l’exactitude des données, chaque compte de bilan doit être rapproché pour être clôturé, chaque fois qu’on termine une période comptable. Parmi les comptes qui doivent être rapprochés, il y a, entre autres, l’argent liquide, les dépenses payées d’avance, les comptes à recevoir, l’inventaire, les immobilisations, les charges salariales, les fournisseurs, les charges à payer, les prêts, etc.

Qu’est-ce qu’un rapprochement de bilan ?

Le rapprochement de bilan consiste à l’enregistrement et à la comptabilisation de toutes les  transactions d’une entreprise, en appliquant la catégorisation respective dans le processus. L’actif et le passif, ainsi que les capitaux propres doivent figurer dans le bilan. Sommes toutes, on « pointe » chaque transaction avec les relevés de comptes ou documents auxiliaires.

Les actifs concernent les acquisitions telles que les immobilisations, ou ce qu’on détient et qu’on n’aurait plus besoin de régler, comme les dépenses payées à l’avance, les créances, les stocks et les liquidités. Quant au passif, il concerne les charges à régler aux clients, aux fournisseurs, aux employés, aux débiteurs, ainsi que les impôts et autres. Dans certains cas, le rapprochement peut consister à donner une liste des transactions correspondantes au solde en s’assurant que tout a été correctement classé.

Les postes comptables à rapprocher

Rapprochement de l’argent liquide

Compte tenu du temps passé à l’identification de l’écart, les entrepreneurs font appel aux professionnels ou comptables pour s’assurer de l’écriture conforme de ce qui a été compensé par la banque et le contenu du logiciel comptable. D’ailleurs, la non-compensation de toute transaction par la banque, excédant 45 jours, doit être justifiée.

Rapprochement des charges payées d’avance

C’est un compte sur lequel sont comptabilisées les charges payées prépayées (par exemple assurances, impôts fonciers, etc.) jusqu’à l’utilisation des biens et/ou services correspondants. Cette procédure à rapprocher la dépense avec le mois correspondant aux revenus gagnés.

Rapprochement des comptes à recevoir

Ce compte est très important du fait qu’il détermine le crédit dont vous octroyer auprès de vos clients. Il faut s’assurer de l’exactitude des informations sur ce compte. Il convient de vérifier s’il y a des factures à supprimer ou à suivre particulièrement. Tout retard excédant 90 jours portant sur les rubriques sur ce poste doit être justifié.

Si les factures impayées gonflent et que vous avez peur de ne pas pouvoir les couvrir, pensez à mieux gérer votre facturation et votre recouvrement. Vérifiez quotidiennement le montant de vos créances impayées et mobilisez vos collaborateurs, ainsi que tous les moyens à votre disposition (mail, téléphone, courriel) pour assurer le recouvrement pour le cas des créances excédant 60 jours, présentant un faible pourcentage de vos ventes.

Rapprochement de l’inventaire

Un inventaire (action de faire le décompte physique de vos stocks et articles en stocks) doit avoir lieu tous les trois mois, six mois ou au pire tous les ans. Le solde comptable doit correspondre à l’inventaire physique (soit l’inventaire réel). Autrement, vous devez procéder à l’ajustement de l’inventaire dans votre logiciel comptable. La raison de tout écart devrait être justifiée. Le rapprochement de l’inventaire permet d’identifier un abus, une fraude ou un vol.

Rapprochement des immobilisations

Pour les petites et moyennes entreprises, il convient de faire un rapprochement trimestriel ou annuel. Quant aux grandes entreprises ayant beaucoup d’immobilisations, il convient d’en faire mensuellement.

Le but étant de vérifier si l’entreprise dispose toujours des ordinateurs, voitures, machines, etc., et d’identifier l’écart s’il y en a et prévoir le montant nécessaire aux remplacements ou aux impôts supplémentaires.

À part le contrôle et le bilan des immobilisations, un rapprochement systématique des immobilisations permet à la société de mentionner la charge d’amortissement y afférente dans le compte de résultat.

Rapprochement des dettes salariales

Il est important de bien rapprocher vos dettes fiscales ayant trait aux salaires, soit les déductions à la sources dues aux divers palliers gouvernementaux.

Outre les dettes fiscale, il ne faut pas oublier de s’assurer que la masse salariale est correctement calculée. Également, il faut s’assurer que les impôts sur les salaires, les congés, les primes et les commissions, ainsi que les comptes de retraite, sont bien calculés.

Rapprochement des comptes fournisseurs

Ce compte comprend la majeure partie du passif courant de l’entreprise et il consiste à suivre ce que l’entreprise doit à ses fournisseurs de biens et/ou de services. En général, il est mis à jour aux semaines, car la plupart des entreprises effectuent hebdomadairement le règlement de leurs fournisseurs. Tout règlement non effectué au-delà des 60 jours doit être justifié.

Rapprochement des charges à payer

Outre les comptes de dépenses à payer, il comprend le solde dû pour les biens et services utilisés, mais non encore reçus, facturés ni payés. Pour calculer l’ajustement de ce compte, il au comparez nos bons de commandes en cours, nos achats non reçus, les stocks en transit, etc.

Rapprochement des prêts

Il s’agit du rapprochement des montants dus aux banques (intérêts courus, capital dû), aux personnes ou à d’autres créanciers, qui devrait être effectué systématiquement. Sans le rapprochement des prêts, nous n’avons pas une bonne image de la situation financière.

Bon à savoir

Voici quelques définitions à savoir.

Inventaire

État descriptif détaillé des stocks d’une entreprise à une date déterminée, obtenu à la suite d’un dénombrement ou par la comptabilisation de tous les mouvements de stock.  http://www.granddictionnaire.com/ficheOqlf.aspx?Id_Fiche=2069709

Stocks

Biens qu’une entité détient à un moment donné en vue de les vendre ou de les utiliser pour fabriquer un produit ou fournir un service.  http://www.granddictionnaire.com/ficheOqlf.aspx?Id_Fiche=2069709

Pour conclure, les rapprochements mensuels du bilan afin de comprendre et d’évaluer l’état financier d’une entreprise. Il est donc très important d’effectuer régulièrement des rapprochements sur tous les comptes de bilan pour être à jour et d’avoir une bonne image de notre entreprise. 

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L’importance du rapprochement

Le rapprochement mensuel consiste à comparer les opérations comptables de l’entreprise à ses mouvements bancaires et les mouvements de valeurs de certains passifs ou frais courus. En d’autres termes, chaque opération comptable doit correspondre à un mouvement de trésorerie (carte bancaire, carte de crédit, etc.) ou à des frais courus. 

Il existe différentes sortes de rapprochement.

Le rapprochement du bilan

Il s’agit de concilier (ou rapprocher) un compte de bilan c’est-à-dire de s’assurer que vous avez correctement enregistré, comptabilisé chaque transaction dans votre entreprise et appliqué la classification appropriée dans le processus; et que le tout balance avec vos divers relevés. 

Le bilan est composé

• d’actifs tels que la trésorerie, les créances, les inventaires, les charges payées d’avance et les immobilisations ; et de 

• de passifs qui comprennent les montants dus au vendeur, au client, à l’employé, au débiteur et aux autres.

Dans un prochain blogue, nous vous ferons une liste plus exhaustive. Par contre, voici un bref aperçus des divers rapprochements.

Le rapprochement de la trésorerie

Le solde bancaire doit correspondre à ce qui est actuellement dans votre application de comptabilité, par exemple QuickBooks en ligne ®, avec vos chèques compensés dans le compte de banque et les chèques / transactions en suspends.

Cette opération peut s’avérer compliquée. C’est pourquoi nous recommandons de faire appel à un professionnel ou un expert-comptable En effet, si le solde de vos comptes ne balance pas, il sera difficile de commencer le rapprochement du bilan et votre bilan ne sera pas conforme.

Il est important de savoir que pour toute transaction non appuyée de plus de 45 jours, vous devrez fournir une explication indiquant les raisons pour lesquelles elles n’ont pas encore été autorisées auprès de la banque.  C’est le cas notamment de chèque en circulation ou des transactions périmées.

Le rapprochement des comptes débiteurs

Le but du rapprochement des comptes débiteurs (vos comptes clients entre autres) est très important, car il détermine combien d’argent vous devez collecter auprès de vos clients et à quel moment. 

Il faut toujours s’assurer que :

• Les données des comptes débiteurs soient exactes.

• L’état des vos comptes à recevoir, par exemple, si elles doivent être suivies ou radiées. 

• Aucun élément du compte n’est en souffrance depuis plus de 90 jours sinon il faudra trouver l’explication de cet état et pourquoi le compte client n’est pas encore été payée.

• Le rapprochement de l’inventaire (vos stocks, notamment vos articles en stocks)

C’est une très bonne habitude de vérifier la valeur de vos stocks et, surtout les articles que vous avez en main. Un inventaire (action de décompter physiquement vos articles de stocks) doit être effectué à la fin d’une période prédéterminée, en général trimestriellement ou annuellement. 

Si vous utilisez l’inventaire permanent avec QuickBooks en ligne, sachez la méthode utilisée pour le calcul de votre inventaire est la méthode FIFO (first in, first out).

Lorsque que vous faites un décompte physique de votre inventaire, il doit correspondre au solde comptable. S’il y a une divergence entre les deux alors un ajustement des stocks dans votre application financière sera nécessaire. Entre autres, il est important d’identifier la raison de cet écart,  car pourrait être attribuable à un vol, une fraude ou des abus grâce à ce processus. Notez qu’un banquier est souvent intéressé par la valeur exact de vos stocks car ça lui permet d’avancer certains montants sur la marge de crédit.

Les particuliers en affaires; peuvent également utiliser le rapprochement des comptes pour vérifier l’exactitude de leurs comptes de chèques ou de carte de crédit ou de la valeur de leurs actifs et passifs.

Dans un prochain blogue, nous vous présenterons plus en détail les principaux postes à rapprocher, car ce ne sont pas seulement des postes de liquidités, mais également des postes de dettes et autre.

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Codes de taxes QuickBooks en ligne ®

Codes de taxes – Comment s’y retrouver

Le calcul des remises de taxes est un casse-tête pour beaucoup d’entrepreneurs. Voici de simples conseils pour démêler le tout et vous aider à préparer vos remises sans vous tirer les cheveux. 

Si votre entreprise doit facturer de la TPS et de la TVQ, vous devez connaître la différence entre les articles de taxes sur les produits et services détaxés ou exonérés. Du point de vue de votre client, il n’y a aucune différence entre les produits et services détaxés ou exonérés. Toutefois, pour vous, ce sont deux articles de taxes distincts qui doivent être traités adéquatement lorsque vous soumettez vos rapports de taxes dans QuickBooks en ligne ®.

Quand vous remplissez votre demande de réclamation de taxes, vous pouvez demander des crédits sur les intrants (CTI) pour récupérer la TPS et des remboursements de taxes sur les intrants (RTI) pour récupérer la TVQ  sur tous les achats ou dépenses de votre entreprise.  

Vous pouvez demander des CTI et RTI si vous avez facturé des produits et services détaxés au taux de 0%. Cependant, vous ne pouvez pas demander des CTI et RTI pour les biens et services qui sont exonérés de taxes. 

Les fournitures détaxées sont des produits taxables au taux de 0 %, tant dans le régime de la TPS que dans celui de la TVQ. Vous n’avez donc pas à percevoir de taxes sur ce type de fourniture.

  • Vous pouvez demander des CTI et RTI si vous avez facturé des produits et services détaxés au taux de 0%. 

Quelques exemples de produits détaxés (Zero-Rated) :

  • les produits alimentaires de base comme le lait, le pain et les légumes;
  • les produits agricoles comme les céréales, la laine brute et les feuilles de tabac séchées;
  • la plupart des animaux de ferme pour servir à la consommation humaine ou pour produire de la laine;
  • la plupart des produits de la pêche comme le poisson destiné à la consommation humaine;
  • les médicaments sur ordonnance et les frais de préparation d’ordonnances;
  • les appareils médicaux comme les appareils auditifs et les dents artificielles;
  • certains produits d’hygiène féminine (à partir du 1er juillet 2015);
  • les exportations (la plupart des produits et services pour lesquels vous facturez et percevez la TPS/TVH au Canada sont détaxés lorsqu’ils sont exportés);
  • de nombreux services de transport lorsque le point d’origine ou la destination est à l’extérieur du Canada;
  • les livres imprimés qui comportent un numéro international normalisé du livre (ISBN), sauf dans le régime de la TVQ.

Les fournitures exonérées sont des produits auxquels la TPS et la TVQ ne s’appliquent pas. Vous ne devez donc pas percevoir ni payer de taxes sur ce type de fourniture.

  • Vous ne pouvez pas demander des CTI et RTI si vous avez facturé des produits et services exonérés.

Quelques exemples de produits et services exonérés (Exempt)

  • la vente de la plupart des immeubles d’habitation qui ne sont pas neufs;
  • la location d’un logement pour une période d’un mois ou plus;
  • la prestation de la plupart des services de santé, d’enseignement, de garde d’enfants et d’aide juridique;
  • la prestation de certains services rendus par des organismes du secteur public (par exemple, les gouvernements et les organismes de services publics);
  • la fourniture d’un droit d’entrée à une activité de financement, pour lequel il est raisonnable de recevoir un don en contrepartie du droit d’entrée;
  • les frais de traversiers, routes et ponts à péage;
  • les petits fournisseurs;
  • la prestation de la plupart des services financiers;
  • les subventions.

Taxes Hors Champs (Out of Scope)

On retrouve dans QuickBooks en ligne ®, un autre article de taxes nébuleux, soit l’article Hors champs (0%) ou « Out-of-Scope (0%) ».  Ce type de code de taxes n’est pas régi par la Loi sur la taxe d’accise.

Un produit ou service de type « Hors champs (0 %) » signifie qu’une transaction ou un article ne sera pas pris en compte dans le calcul de  votre réclamation au niveau des CTI et RTI. En gros, ce sont des transactions de taxes qui ne sont pas reportées dans vos rapports. Voici quelques exemples d’utilisation :

  • Transfert de fonds entre comptes de banque, carte de crédit ou marge
  • Remboursement d’emprunt
  • Retrait du propriétaire 

Ne prenez pas de risques inutiles!

Il n’est pas toujours évident de choisir le bon code de taxes pour vos ventes et achats dans QuickBooks en ligne ®.  Nous vous suggérons d’appeler le ministère du Revenu du Québec, votre comptable ou, encore plus facile, de nous appeler!