Les fins de mois semblent parfois arriver trop vite. Il y a tant d’information à consigner et à valider pour s’assurer que tout est en ordre pour aller de l’avant. Avez-vous atteint vos objectifs de vente? Avez-vous facturé tous les projets livrés? Avez-vous payé tous vos comptes?
Et surtout, est-ce que tout est en ordre dans votre système comptable pour clôturer le mois? Ce dernier aspect semble moins tangible que les autres, mais maintenir votre comptabilité est tout aussi important pour éviter les surprises que pour planifier l’avenir.
Voici une brève liste de contrôle pour vous aider à effectuer cette tâche le plus efficacement possible.
- Émettez toutes les factures aux clients pour le mois. Assurez-vous de sélectionner les conditions de paiement souhaitées et que les factures portent la bonne date. Cela vous aidera à détecter les comptes en retard qui pourraient nécessiter des suivis. Utiliser des outils comme Rotessa pour automatiser la perception des comptes clients.
- Entrez toutes les factures des fournisseurs dans QuickBooks. La date par défaut des nouvelles entrées est souvent la date actuelle ou la date de la dernière entrée. Assurez-vous que la date affichée sur la facture à payer est celle qui est inscrite dans QuickBooks. Cela vous aidera à éviter des retards de paiement et les potentiels frais d’intérêts reliés.
- Payez les comptes fournisseurs appropriés. Ceci vous permet d’avoir une bonne relation avec vos fournisseurs et des fois, de bénéficier d’escomptes.
- Effectuez le rapprochement des comptes fournisseurs. Le rapprochement des comptes fournisseurs est un bon moyen de contrôle interne qui peut révéler des paiements en double, de la marchandise reçue mais non facturée, le compte-rendu des notes de crédit, etc. Un bon rapprochement peut donc éviter des pertes de fonds en résolvant les écarts rapidement. Utilisez des outils de paiements tels que Plooto, RBC Edge, etc. pour effectuer vos paiements et mettre à jour automatiquement vos comptes fournisseurs.
- Faire le rapprochement de vos comptes bancaires. Allez à la section « Banque », et appariez les transactions qui apparaissent pour chaque compte bancaire (y compris les comptes de débit, d’épargnes et de cartes de crédit). Prenez note des transactions que vous n’êtes pas en mesure de classer ou d’apparier afin de demander l’aide de votre comptable.
- Rapprochez vos stocks. Assurez-vous que les comptes « Actif du stock » dans QuickBooks reflètent la valeur des stocks physiques (sur le plancher), ou les renseignements contenus dans votre système de stock sont exactes. Nous recommandons d’utiliser des outils infonuagiques tels que SOS Inventory ou ER Plain pour gérer vos stocks.
- Effectuez tout autre rapprochement. Certains comptes d’actifs et de passifs peuvent être suivis hors de la plateforme QuickBooks (par ex. : dépenses prépayées, charges à payer, loyers reportés, etc.) et doivent être validés.
- Produisez vos rapports et états financiers. Allez à la section “Rapports”, et produisez les rapports souhaités, y compris l’état des résultats, le bilan, l’état des flux de trésorerie. Vérifiez que les chiffres indiqués semblent justes et résolvez tout écart apparent.
- Fermez le mois dans QuickBooks (Roue dentée, Comptes et paramètres, Options avancées, Comptabilité (première section), Fermer les livres, c’est-à-dire, insérez la date, votre mot de passe et cliquez sur Enregistrer). Il est important de le faire, puisque cela fera en sorte qu’aucune autre transaction (par ex. : factures) ne pourra être entrée accidentellement dans une période antérieure fermée sans qu’un avertissement s’affiche. Il est également possible de sélectionner une option pour que quiconque essaie d’entrer une transaction dans une période ferme doive saisir son mot de passe.
- Distribuez les rapports. Remettez les différents rapports aux personnes concernées au sein de l’entreprise. Assurez-vous que les suivis nécessaires seront effectués. Par exemple, le rapport des soldes chronologiques des comptes fournisseurs devrait être remis à une personne qui se chargera d’effectuer un rappel auprès des clients dont le paiement est en retard.
Voilà, vous avez mis à jour, examiné et partagé vos renseignements comptables pour le mois. Vous êtes maintenant prêt à aller de l’avant en sachant que tout est en ordre derrière vous.
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