#034 La déduction des frais liés à des événements pour vos employés.

Le rapprochement comptable mensuel consiste à comparer les opérations comptables de l’entreprise à ses mouvements bancaires et les mouvements de valeurs de certains passifs ou frais courus. En d’autres termes, chaque opération comptable doit correspondre à un mouvement de trésorerie (carte bancaire, carte de crédit, etc.) ou à des frais courus. 

Il existe différentes sortes de rapprochement comptable.

Le rapprochement du bilan

Il s’agit de concilier (ou rapprocher) un compte de bilan c’est-à-dire de s’assurer que vous avez correctement enregistré, comptabilisé chaque transaction dans votre entreprise et appliqué la classification appropriée dans le processus; et que le tout balance avec vos divers relevés. 

Le bilan est composé

• d’actifs tels que la trésorerie, les créances, les inventaires, les charges payées d’avance et les immobilisations ;
• de passifs qui comprennent les montants dus au vendeur, au client, à l’employé, au débiteur et aux autres.

Dans un prochain blogue, nous vous ferons une liste plus exhaustive. Par contre, voici un bref aperçus des divers rapprochements.

Le rapprochement de la trésorerie

Le solde bancaire doit correspondre à ce qui est actuellement dans votre application de comptabilité, par exemple QuickBooks en ligne ®. Avec vos chèques compensés dans le compte de banque et les chèques / transactions en suspends.

Cette opération peut s’avérer compliquée. C’est pourquoi nous recommandons de faire appel à un professionnel ou un expert-comptable. En effet, si le solde de vos comptes ne balance pas, il sera difficile de commencer le rapprochement comptable du bilan et votre bilan ne sera pas conforme.

Il est important de savoir que pour toute transaction non appuyée de plus de 45 jours, vous devrez fournir une explication indiquant les raisons pour lesquelles elles n’ont pas encore été autorisées auprès de la banque.  C’est le cas notamment de chèque en circulation ou des transactions périmées.

Le rapprochement des comptes débiteurs

Un autre type de rapprochement comptable : le rapprochement des comptes débiteurs. Le but du rapprochement des comptes débiteurs (vos comptes clients entre autres) est très important, car il détermine combien d’argent vous devez collecter auprès de vos clients et à quel moment. 

Il faut toujours s’assurer que :

• Les données des comptes débiteurs soient exactes.

• L’état des vos comptes à recevoir, par exemple, si elles doivent être suivies ou radiées. 

• Aucun élément du compte n’est en souffrance depuis plus de 90 jours. Sinon il faudra trouver l’explication de cet état et pourquoi le compte client n’est pas encore été payée.

• Le rapprochement de l’inventaire (vos stocks, notamment vos articles en stocks)

C’est une très bonne habitude de vérifier la valeur de vos stocks et, surtout les articles que vous avez en main. Un inventaire (action de décompter physiquement vos articles de stocks) doit être effectué à la fin d’une période prédéterminée. En général cette période est soit trimestrielle ou annuelle. Un moment propice pour réaliser un rapprochement comptable donc.

Si vous utilisez l’inventaire permanent avec QuickBooks en ligne, sachez la méthode utilisée pour le calcul de votre inventaire est la méthode FIFO (first in, first out).

Lorsque que vous faites un décompte physique de votre inventaire, il doit correspondre au solde comptable. S’il y a une divergence entre les deux alors un ajustement des stocks dans votre application financière sera nécessaire. Entre autres, il est important d’identifier la raison de cet écart. Cela pourrait être attribuable à un vol, une fraude ou des abus grâce à ce processus. Notez qu’un banquier est souvent intéressé par la valeur exact de vos stocks. Cela lui permet d’avancer certains montants sur la marge de crédit.

Les particuliers en affaires; peuvent également utiliser le rapprochement comptable de leurs comptes pour vérifier l’exactitude de leurs comptes de chèques ou de carte de crédit ou de la valeur de leurs actifs et passifs.

Dans un prochain blogue, nous vous présenterons plus en détail les principaux postes à rapprocher. Ceux-ci ne sont pas seulement des postes de liquidités, mais également des postes de dettes et autre.