#035 L’importance d’un rapprochement de vos postes aux bilans

Dans toute entreprise, le rapprochement des bilans est une des étapes à franchir pour clôturer les comptes à chaque fin d’exercice comptable.

En effet, grâce à l’exactitude du bilan, le propriétaire de l’entreprise et son comptable peuvent avoir une vision nette sur la situation financière de la société.

Par ailleurs, par le biais de la précision du bilan ainsi que la santé basique de l’entreprise, il serait plus facile pour les banquiers et les conseillers externes d’évaluer la solvabilité de votre entreprise.

Malgré les difficultés rencontrées par les propriétaires des petites entreprises et leurs comptables, il est quand même important d’effectuer un rapprochement mensuel des bilans.

Afin de garantir l’exactitude des données, chaque compte de bilan doit être rapproché pour être clôturé, chaque fois qu’on termine une période comptable. Parmi les comptes qui doivent être rapprochés, il y a, entre autres, l’argent liquide, les dépenses payées d’avance, les comptes à recevoir, l’inventaire, les immobilisations, les charges salariales, les fournisseurs, les charges à payer, les prêts, etc.

Qu’est-ce qu’un rapprochement de bilan ?

Le rapprochement de bilan consiste à l’enregistrement et à la comptabilisation de toutes les  transactions d’une entreprise, en appliquant la catégorisation respective dans le processus. L’actif et le passif, ainsi que les capitaux propres doivent figurer dans le bilan. Sommes toutes, on “pointe” chaque transaction avec les relevés de comptes ou documents auxiliaires.

Les actifs concernent les acquisitions telles que les immobilisations, ou ce qu’on détient et qu’on n’aurait plus besoin de régler, comme les dépenses payées à l’avance, les créances, les stocks et les liquidités. Quant au passif, il concerne les charges à régler aux clients, aux fournisseurs, aux employés, aux débiteurs, ainsi que les impôts et autres. Dans certains cas, le rapprochement peut consister à donner une liste des transactions correspondantes au solde en s’assurant que tout a été correctement classé.

Les postes comptables à rapprocher

Rapprochement de l’argent liquide

Compte tenu du temps passé à l’identification de l’écart, les entrepreneurs font appel aux professionnels ou comptables pour s’assurer de l’écriture conforme de ce qui a été compensé par la banque et le contenu du logiciel comptable. D’ailleurs, la non-compensation de toute transaction par la banque, excédant 45 jours, doit être justifiée.

Rapprochement des charges payées d’avance

C’est un compte sur lequel sont comptabilisées les charges payées prépayées (par exemple assurances, impôts fonciers, etc.) jusqu’à l’utilisation des biens et/ou services correspondants. Cette procédure à rapprocher la dépense avec le mois correspondant aux revenus gagnés.

Rapprochement des comptes à recevoir

Ce compte est très important du fait qu’il détermine le crédit dont vous octroyer auprès de vos clients. Il faut s’assurer de l’exactitude des informations sur ce compte. Il convient de vérifier s’il y a des factures à supprimer ou à suivre particulièrement. Tout retard excédant 90 jours portant sur les rubriques sur ce poste doit être justifié.

Si les factures impayées gonflent et que vous avez peur de ne pas pouvoir les couvrir, pensez à mieux gérer votre facturation et votre recouvrement. Vérifiez quotidiennement le montant de vos créances impayées et mobilisez vos collaborateurs, ainsi que tous les moyens à votre disposition (mail, téléphone, courriel) pour assurer le recouvrement pour le cas des créances excédant 60 jours, présentant un faible pourcentage de vos ventes.

Rapprochement de l’inventaire

Un inventaire (action de faire le décompte physique de vos stocks et articles en stocks) doit avoir lieu tous les trois mois, six mois ou au pire tous les ans. Le solde comptable doit correspondre à l’inventaire physique (soit l’inventaire réel). Autrement, vous devez procéder à l’ajustement de l’inventaire dans votre logiciel comptable. La raison de tout écart devrait être justifiée. Le rapprochement de l’inventaire permet d’identifier un abus, une fraude ou un vol.

Rapprochement des immobilisations

Pour les petites et moyennes entreprises, il convient de faire un rapprochement trimestriel ou annuel. Quant aux grandes entreprises ayant beaucoup d’immobilisations, il convient d’en faire mensuellement.

Le but étant de vérifier si l’entreprise dispose toujours des ordinateurs, voitures, machines, etc., et d’identifier l’écart s’il y en a et prévoir le montant nécessaire aux remplacements ou aux impôts supplémentaires.

À part le contrôle et le bilan des immobilisations, un rapprochement systématique des immobilisations permet à la société de mentionner la charge d’amortissement y afférente dans le compte de résultat.

Rapprochement des dettes salariales

Il est important de bien rapprocher vos dettes fiscales ayant trait aux salaires, soit les déductions à la sources dues aux divers palliers gouvernementaux.

Outre les dettes fiscale, il ne faut pas oublier de s’assurer que la masse salariale est correctement calculée. Également, il faut s’assurer que les impôts sur les salaires, les congés, les primes et les commissions, ainsi que les comptes de retraite, sont bien calculés.

Rapprochement des comptes fournisseurs

Ce compte comprend la majeure partie du passif courant de l’entreprise et il consiste à suivre ce que l’entreprise doit à ses fournisseurs de biens et/ou de services. En général, il est mis à jour aux semaines, car la plupart des entreprises effectuent hebdomadairement le règlement de leurs fournisseurs. Tout règlement non effectué au-delà des 60 jours doit être justifié.

Rapprochement des charges à payer

Outre les comptes de dépenses à payer, il comprend le solde dû pour les biens et services utilisés, mais non encore reçus, facturés ni payés. Pour calculer l’ajustement de ce compte, il au comparez nos bons de commandes en cours, nos achats non reçus, les stocks en transit, etc.

Rapprochement des prêts

Il s’agit du rapprochement des montants dus aux banques (intérêts courus, capital dû), aux personnes ou à d’autres créanciers, qui devrait être effectué systématiquement. Sans le rapprochement des prêts, nous n’avons pas une bonne image de la situation financière.

Bon à savoir

Voici quelques définitions à savoir.

Inventaire

État descriptif détaillé des stocks d’une entreprise à une date déterminée, obtenu à la suite d’un dénombrement ou par la comptabilisation de tous les mouvements de stock.  http://www.granddictionnaire.com/ficheOqlf.aspx?Id_Fiche=2069709

Stocks

Biens qu’une entité détient à un moment donné en vue de les vendre ou de les utiliser pour fabriquer un produit ou fournir un service.  http://www.granddictionnaire.com/ficheOqlf.aspx?Id_Fiche=2069709

Pour conclure, les rapprochements mensuels du bilan afin de comprendre et d’évaluer l’état financier d’une entreprise. Il est donc très important d’effectuer régulièrement des rapprochements sur tous les comptes de bilan pour être à jour et d’avoir une bonne image de notre entreprise.