#066 Les erreurs courantes à éviter dans QuickBooks
Christiane Constantineau, DESS, EMBA, CPB🙅🏽♀️ Les 7 erreurs à éviter pour tirer le meilleur parti de QuickBooks en ligne ®️ ✨
QuickBooks en ligne ®️ est un outil essentiel pour simplifier la gestion financière de votre entreprise. Cependant, sans une utilisation rigoureuse, il est facile de commettre des erreurs qui peuvent fausser vos données et complexifier vos rapports.
Voici les fautes fréquentes à éviter pour profiter pleinement de QuickBooks et assurer une comptabilité sans faille.
#1 Mauvaise catégorisation des dépenses 📂
Beaucoup d'entrepreneurs assignent les dépenses aux mauvaises catégories, ce qui fausse les rapports financiers et rend difficile le suivi des coûts.
Par exemple, une dépense de publicité classée comme "frais de bureau" pourrait donner une vision trompeuse de votre budget marketing.
💡 Prenez le temps de bien comprendre les catégories disponibles dans QuickBooks et adaptez-les aux besoins de votre entreprise.
Une bonne catégorisation vous donnera des rapports précis, facilitant ainsi la prise de décision. Vous pouvez aussi consulter un conseiller 6DT pour optimiser votre charte de comptes.
#2 Saisie manquante de la TVA (TPS/TVQ) 💸
Oublier d’appliquer la TPS/TVQ peut causer des écarts fiscaux et rendre la déclaration de taxes laborieuse. Les taxes constituent une composante essentielle pour assurer la conformité de votre entreprise.
💡 Configurez les taxes applicables dès le départ dans QuickBooks et assurez-vous de les ajouter à chaque transaction. QuickBooks offre même des options pour automatiser la saisie des taxes sur les transactions récurrentes, simplifiant ainsi votre gestion fiscale.
#3 Comptes clients et fournisseurs incomplets 🧾
Ne pas enregistrer toutes les factures clients ou fournisseurs peut entraîner des erreurs de suivi de trésorerie. Une gestion incomplète des transactions peut compliquer le suivi de vos encaissements et paiements, altérant ainsi votre vision du cash-flow.
💡 Développez une routine d'enregistrement systématique de chaque facture. QuickBooks permet de configurer des rappels pour un suivi rigoureux.
#4 Mauvaise utilisation des comptes bancaires 🏦
Les entrepreneurs ont parfois tendance à utiliser les mêmes comptes bancaires pour leurs finances personnelles et professionnelles, ce qui complique le rapprochement et nuit à la précision des rapports financiers.
💡 Ouvrez un compte bancaire exclusivement réservé aux opérations de votre entreprise et connectez-le à QuickBooks. La séparation des comptes rend la gestion financière beaucoup plus claire et simplifie la réconciliation bancaire.
#5 Ignorer les rapprochements bancaires 🙈
Ne pas faire de rapprochement bancaire mensuel peut cacher des écarts ou des transactions manquantes, ou en double, rendant la comptabilité moins fiable. Un rapprochement mensuel permet de détecter les anomalies avant qu'elles ne deviennent de gros problèmes.
💡 Réalisez des rapprochements bancaires chaque mois pour vérifier que toutes les transactions sont correctement enregistrées dans QuickBooks. Cette vérification régulière assure une comptabilité à jour et prévient les erreurs coûteuses.
#6 Oublier de suivre les revenus récurrents 💰
Les revenus récurrents sont parfois négligés, surtout lorsqu’ils proviennent de clients réguliers. Omettre ces entrées change la perception de vos recettes et peut affecter votre trésorerie.
💡 Utilisez la fonction de revenus récurrents de QuickBooks pour automatiser ces transactions. Avec cette fonctionnalité, chaque paiement récurrent est intégré sans effort supplémentaire, vous permettant d’avoir une image plus complète de vos revenus.
#7 Négliger la vérification régulière des rapports financiers 📊
Les rapports financiers de QuickBooks sont des ressources précieuses pour évaluer la performance de votre entreprise. Beaucoup d’entrepreneurs négligent de les consulter, perdant ainsi l’opportunité de repérer les tendances et d'ajuster leur stratégie.
💡 Prenez l’habitude de consulter vos rapports au moins une fois par mois. QuickBooks génère des rapports comme le bilan, le compte de résultats et le flux de trésorerie.
Ces supports vous offrent une vue d’ensemble sur la santé de votre entreprise et facilitent l’ajustement de vos stratégies en temps réel.
QuickBooks en ligne ®️ est un outil puissant, mais en connaître le fonctionnement est essentiel pour en tirer pleinement profit. En adoptant ces bonnes pratiques, vous garantissez des données financières fiables et conservez une maîtrise totale sur l’évolution de votre entreprise.
↪️ Pour éviter ces erreurs, contactez nos conseillers d’affaires 6DT Conseil !