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Comment vous réconcilier avec la tenue de livres

Avouons-le-nous, la tenue de livres n’est pas une activité très excitante. Elle peut même être source de frustrations et possiblement de frictions entre vous et votre comptable. Mais elle est nécessaire et incroyablement utile pour maintenir l’ordre et la discipline dont vous avez besoin pour suivre vos chiffres. 

Voici quelques éléments à considérer pour établir une relation plus harmonieuse et bénéfique entre vous, vos dépenses d’entreprise et votre fournisseur de services de tenue de livres.

Rigueur 

La tenue de livres consiste à faire l’enregistrement des opérations de revenus et dépenses mensuelles tout en s’assurant de respecter les règles fiscales et comptables en vigueur. Pour tenir son engagement envers vous, votre aide-comptable doit faire preuve d’une rigueur sans faille. C’est elle qui établit le fondement des états financiers qui seront validés et signés par votre CPA. 

Votre aide-comptable a besoin de deux choses pour effectuer le travail que vous lui demandez : votre collaboration, et vos factures d’achat ou vos pièces justificatives.

Collaboration

Considérez votre relation avec la personne qui fait votre tenue de livres comme si vous engagiez un préposé au ménage pour faire votre lavage. Celle-ci doit examiner chaque morceau de vêtement, déterminer quelles pièces seront lavées ensemble, reconstituer les paires de bas sortant de la sécheuse et déterminer à qui semble appartenir chaque morceau pour les distribuer dans leurs tiroirs respectifs. Cela semble facile, mais un manque de communication peut rapidement vous causer des ennuis. Vous omettez de dire à votre préposé qu’un chandail ne va pas dans la sécheuse, oups. Le t-shirt préféré de votre fille a été déposé dans le tiroir de votre garçon, et c’est la crise, car elle ne le trouve plus.

De la même sorte, vous rencontrerez des irritants si vous ne fournissez pas à votre aide-comptable tous les renseignements dont elle a besoin. Et si elle ne vous questionne pas pour bien comprendre dans quelles catégories elle doit inclure certaines dépenses, vous risquez des ennuis.

Pour vous donner un exemple concret, un de nos clients a perdu des dizaines de milliers de dollars qu’il avait prêtés à son entreprise, car des comptes qui avaient été mal identifiés ont dû être radiés des livres. Il était impossible de remonter à la source d’injection d’argent cinq ans auparavant, qui n’avaient pas été consignés dans les avoirs dus aux actionnaires. 

Votre aide-comptable doit être allumée. Dans notre monde, on dit souvent que, si votre aide-comptable ne vous tape pas au moins un peu sur les nerfs avec ses questions et ses validations, c’est que vous ne travaillez pas avec la bonne personne.

Factures d’achat ou pièces justificatives

Votre aide-comptable vous talonnera en premier lieu pour vos factures d’achat ou vos pièces justificatives (convention écrite ou reçu d’achat) : soit parce qu’il en manque, soit parce qu’elles ne sont pas adéquates. 

Voici quelques types de dépenses sur lesquels votre aide-comptable vous posera sans doute des questions. Vous vous faciliterez la vie en préparant les bons documents et en identifiant clairement les renseignements dont aura besoin votre aide-comptable.

Facture d’achat ou pièces justificatives

Vos factures d’achat ou vos pièces justificatives doivent être bien détaillée. Voici ce qu’elles doivent inclure.

  • Nom du fournisseur ou nom commercial de son entreprise
  • Date de la facture
  • Montant de la facture
  • Montant des taxes
  • Numéros d’inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ (pour les achats de plus de 30$
  • Nom de l’acheteur ou nom commercial de son entreprise pour les achats de plus de 150$
  • Modalités de paiement pour les achats de plus de 150$
  • Description permettant de reconnaître le bien ou le service acheté

Quelques exemples de ce qui ne convient pas!

Un relevé de paiement par débit OU crédit chez Shell indique le montant total payé, mais ne permet pas de prouver quel montant a été dépensé en essence et quel montant a été dépensé pour une collation. Il faut donc joindre le reçu d’essence.

Un relevé de carte de crédit n’est pas une pièce justificative. Toute dépense portée au compte d’une carte de crédit affaires sans reçu de caisse doit être allouée au compte « avances de l’actionnaire ».  Pour la personne responsable de votre tenue des livres, c’est important d’avoir les factures d’achat ou les pièces justificatives!  

Pour les repas, seulement 50 % des taxes sont déductibles. On doit donc pouvoir consulter la portion de pourboire sur le reçu, car des fois c’est déductible, dans d’autres cas, pas.

Vous ne pouvez pas soumettre de repas en solo, à moins que vous soyez à 40 km ou plus de votre lieu de travail et que vous ayez généré des frais de déplacement; attention, des fois c’est plus ou moins, selon la situation.

Les dépenses effectuées sur une carte de crédit personnelle sont acceptées (il faut les factures ou la pièce justificative, évidemment).  On doit créer une allocation de dépenses pour les dépenses payées avec sa carte personnelle!  

Certains fournisseurs de logiciels-service en mode SaaS sont inscrits aux taxes de vente canadiennes. Vous pourrez réclamer celles-ci seulement si vous obtenez une facture détaillée comportant les numéros de TPS/TVQ.

Finalement, les bons de commande ne passent pas chez Revenu Québec; il vous faut la facture.  Un exemple que nous voyons souvent et que nous refusons est le bon de commande “Amazon”.  

Crédibilité

La personne responsable de votre tenue de livres doit tout vérifier afin que votre comptable puisse signer vos états financiers en toute confiance. Un manque constaté de pièces justificatives ou de clarté dans vos comptes peut remettre en doute la crédibilité de vos états financiers par le comptable, qui émettra une réserve. Une réserve apposée sur des états financiers est quasiment une invitation au gouvernement à auditer ceux-ci.  

Pour favoriser la santé et la crédibilité de vos états financiers, votre aide-comptable devrait systématiquement chercher à vous protéger. Elle devrait vérifier un à un les numéros de TPS/TVQ de tous vos fournisseurs. Récemment, ce type de validation nous a permis d’intercepter un fournisseur en situation de fraude. Celui-ci recueillait la TPS/TVQ de notre client sous des numéros de TPS/TVQ ne lui appartenant pas.  Et ce n’est pas la première fois qu’on voit ce type de problème.

Pour finir

Votre fournisseur de tenue de livres travaille dans votre intérêt. En ayant pris ces quelques minutes pour en apprendre plus sur son travail, vous êtes maintenant équipé pour travailler de façon plus efficace et harmonieuse avec celui qui organise tous vos chiffres.

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Attention à l’utilisation de votre carte personnelle

Sept (7) raisons pour ne pas utiliser votre carte de crédit personnelle pour des dépenses liées à votre entreprise.

Aujourd’hui encore, de nombreux entrepreneurs font face à des problèmes de trésorerie lorsqu’ils démarrent leur entreprise. Ils se tournent donc à utiliser leur carte de crédit personnelle pour financer les achats liés à leur entreprise. En effet, d’après un rapport de la Fédération canadienne de l’entreprise indépendante, 30 % des entrepreneurs ont recours à cette pratique. Cette habitude peut, à long terme, être néfaste pour l’entrepreneur et son entreprise. Afin de vous démontrer ceci, nous allons énumérer les sept (7) raisons principales pour lesquelles vous ne devriez pas utiliser votre carte de crédit personnelle pour des dépenses d’entreprise.

La responsabilité

En utilisant votre carte personnelle, les dettes accumulées sont à votre charge. Certaines transactions commerciales peuvent être élevées, ce qui vous oblige à “maxer” votre limite de crédit à court terme et ainsi réduire fortement votre disponibilité de fonds pour les transactions personnelles.

Les employés

Il est courant que les employés de petites entreprises utilisent leur carte de crédit personnelle pour effectuer des achats liés à l’entreprise. D’un point vu comptable, il devient difficile de faire le rapprochement entre la dépense et la source de financement; à moins d’avoir un compte de dépenses en bonne et due forme. Si vous ne souhaitez pas être dans cette situation, il est important de savoir que l’ajout d’employés à une carte de crédit d’entreprise est facile à réaliser. Appelez votre banquier, il pourrait vous aider.

Le crédit aux entreprises

L’utilisation de votre carte de crédit personnelle peut vous empêcher de créer le profil de crédit de votre entreprise, bien que cela paraisse évident, il est essentiel de travailler sur ce point. En effet, cela vous permettra d’accéder à une plus grande sélection d’options de financement. De plus, les prêteurs voudront connaître les antécédents de votre entreprise en matière de gestion de crédit.

La cote de crédit

Lorsque vous effectuez une transaction commerciale avec votre carte de crédit personnelle, cela peut avoir un impact sur votre cote de crédit personnelle. En effet, si vous utiliser le maximum de disponibilités sur votre carte, ou que vous ne respectiez pas votre paiement minimum, vous allez impacter négativement votre cote de crédit personnelle. Cela peut vous mettre dans une position difficile pour de futurs prêts ou hypothèques.

La fin d’année financière

Afin que le processus soit moins pénible pour vous à l’arrivée de la saison des impôts, épargnez-vous la difficulté de trouver vos relevés de carte de crédit personnelle afin d’essayer d’identifier vos dépenses d’entreprises; donc ne rien oublier. Une raison de plus d’opter pour une carte de crédit entreprise, car vos dépenses seront regroupées.

Les programmes de récompenses

Saviez-vous que les cartes de crédit d’entreprise présentent souvent des programmes de récompenses spéciaux qui sont dédiés aux entreprises ? Ces derniers peuvent prendre la forme de services dédiés aux entreprises, de réductions sur les tarifs hôteliers ou sur les compagnies aériennes. Votre niveau d’achat peut également compenser vos frais annuels de carte de crédit.

Restrictions dans vos contrats de carte de crédit

Sachez que des dépenses d’affaires payées avec votre carte de crédit personnelle peuvent être refusées par l’émetteur de la carte. Donc, lisez vos contrats de carte avant de faire des dépenses qui pourraient être refusées.

Comparer avant d’adopter

Le site Internet Ratehub.ca permet de comparer leurs offres de carte de crédit entreprise. Par contre, sachez que si vous faites une demande de crédit, votre pointage (personnelle ou entreprise) sera affecté de façon significative. Donc, assurez-vous de parler avec votre banquier avant de faire des demandes auprès de plusieurs institutions.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter, nous sommes là pour vous aider.

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La déduction des frais liés à des événements pour vos employés.

En tant qu’entrepreneurs, vous, et vos employés pouvez être amenés à participer ou à organiser certains événements sociaux pour vos employés. 

Il est donc intéressant de savoir que certains événements culturels sont déductibles à 100 % des impôts au Québec et/ou au Fédéral.  Nous allons donc voir ensemble les principaux frais liés à des événements sociaux considérés comme déductibles des impôts :

Les frais de repas et de divertissement

Les frais de repas et de divertissement liés à un événement coordonné par votre organisation auquel tous vos employés sont invités, tel que la fête de Noël. 

Il est important de savoir que vous pouvez déduire 100 % des dépenses pour un maximum de six événements spéciaux par an.

Les frais liés à un abonnement culturel ayant lieu au Québec. 

Dans ce cas précis, il faut savoir que le coût d’un abonnement ainsi que l’achat de billets (en totalité ou en partie) permettant d’assister à une représentation culturelle ayant lieu au Québec sont déductibles en totalité s’ils concernent une pièce de théâtre, une représentation d’opéra, un spectacle de danse, un concert de musique classique, de jazz ou d’un orchestre symphonique… Toutefois, il faut retenir que l’abonnement doit permettre d’assister au minimum à trois représentations de divers événements culturels se déroulant au Québec.

Les frais liés à la participation à des congrès, des colloques et des conférences. 

Il est possible de déduire le coût de votre participation à un maximum de deux congrès/colloques/conférences pendant l’année. Cependant, ils doivent répondre aux deux conditions suivantes : être dans l’obligation de se rapporter à votre entreprise ou votre profession libérale ; être tenus par une entreprise ou une organisation professionnelle dans les limites géographiques du territoire où l’organisateur fait habituellement ses affaires.  

Ces frais de participation peuvent parfois inclure des aliments, des boissons et des divertissements qui ne sont pas indiqués clairement sur la facture. Dans ce cas, un montant de 50 $ par jour est soustrait du droit total de participation, ce dernier est déductible à 50 %. De plus, les frais de formation, de déplacements et de logement des participants sont déductibles à 100 %.

N’hésitez surtout pas à nous contacter en cas de besoin ou de questions.  

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L’importance du rapprochement

Le rapprochement mensuel consiste à comparer les opérations comptables de l’entreprise à ses mouvements bancaires et les mouvements de valeurs de certains passifs ou frais courus. En d’autres termes, chaque opération comptable doit correspondre à un mouvement de trésorerie (carte bancaire, carte de crédit, etc.) ou à des frais courus. 

Il existe différentes sortes de rapprochement.

Le rapprochement du bilan

Il s’agit de concilier (ou rapprocher) un compte de bilan c’est-à-dire de s’assurer que vous avez correctement enregistré, comptabilisé chaque transaction dans votre entreprise et appliqué la classification appropriée dans le processus; et que le tout balance avec vos divers relevés. 

Le bilan est composé

• d’actifs tels que la trésorerie, les créances, les inventaires, les charges payées d’avance et les immobilisations ; et de 

• de passifs qui comprennent les montants dus au vendeur, au client, à l’employé, au débiteur et aux autres.

Dans un prochain blogue, nous vous ferons une liste plus exhaustive. Par contre, voici un bref aperçus des divers rapprochements.

Le rapprochement de la trésorerie

Le solde bancaire doit correspondre à ce qui est actuellement dans votre application de comptabilité, par exemple QuickBooks en ligne ®, avec vos chèques compensés dans le compte de banque et les chèques / transactions en suspends.

Cette opération peut s’avérer compliquée. C’est pourquoi nous recommandons de faire appel à un professionnel ou un expert-comptable En effet, si le solde de vos comptes ne balance pas, il sera difficile de commencer le rapprochement du bilan et votre bilan ne sera pas conforme.

Il est important de savoir que pour toute transaction non appuyée de plus de 45 jours, vous devrez fournir une explication indiquant les raisons pour lesquelles elles n’ont pas encore été autorisées auprès de la banque.  C’est le cas notamment de chèque en circulation ou des transactions périmées.

Le rapprochement des comptes débiteurs

Le but du rapprochement des comptes débiteurs (vos comptes clients entre autres) est très important, car il détermine combien d’argent vous devez collecter auprès de vos clients et à quel moment. 

Il faut toujours s’assurer que :

• Les données des comptes débiteurs soient exactes.

• L’état des vos comptes à recevoir, par exemple, si elles doivent être suivies ou radiées. 

• Aucun élément du compte n’est en souffrance depuis plus de 90 jours sinon il faudra trouver l’explication de cet état et pourquoi le compte client n’est pas encore été payée.

• Le rapprochement de l’inventaire (vos stocks, notamment vos articles en stocks)

C’est une très bonne habitude de vérifier la valeur de vos stocks et, surtout les articles que vous avez en main. Un inventaire (action de décompter physiquement vos articles de stocks) doit être effectué à la fin d’une période prédéterminée, en général trimestriellement ou annuellement. 

Si vous utilisez l’inventaire permanent avec QuickBooks en ligne, sachez la méthode utilisée pour le calcul de votre inventaire est la méthode FIFO (first in, first out).

Lorsque que vous faites un décompte physique de votre inventaire, il doit correspondre au solde comptable. S’il y a une divergence entre les deux alors un ajustement des stocks dans votre application financière sera nécessaire. Entre autres, il est important d’identifier la raison de cet écart,  car pourrait être attribuable à un vol, une fraude ou des abus grâce à ce processus. Notez qu’un banquier est souvent intéressé par la valeur exact de vos stocks car ça lui permet d’avancer certains montants sur la marge de crédit.

Les particuliers en affaires; peuvent également utiliser le rapprochement des comptes pour vérifier l’exactitude de leurs comptes de chèques ou de carte de crédit ou de la valeur de leurs actifs et passifs.

Dans un prochain blogue, nous vous présenterons plus en détail les principaux postes à rapprocher, car ce ne sont pas seulement des postes de liquidités, mais également des postes de dettes et autre.

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Frais de repas et de divertissement: les cas spéciaux.

Nous allons ensemble aborder les principaux cas spéciaux des frais de repas et de divertissement. Cependant, vous pourriez vite vous sentir perdu en ce qui concerne la déduction de ces frais mais pas de panique, sachez que nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes vos questions. N’hésitez donc pas à nous contacter, ce sera l’occasion pour nous de vous apporter nos lumières mais également de se rencontrer.

Voici donc les cas spéciaux que vous pouvez rencontrer au quotidien :

Billet de repas inclus dans un forfait (voyage ou divertissements)

Le billet dans lequel est inclus un repas: Nous avons vu précédemment que la déduction des frais de repas et de divertissement engagés pendant un voyage est soumise à des limitations. Cependant, si le repas, les boissons et/ou le divertissement sont inclus dans le billet d’avion, de train ou  d’autocar et que ce voyage est engagé dans le but de gagner un revenu, ces limites ne s’appliquent pas.

Collecte de fonds

Les repas inclus lors d’une collecte de fonds: lors d’un de ces évènements, la limite des 50% ne s’applique pas, car les dépenses pour les aliments, les boissons ou les divertissements sont engagées dans le cadre d’une collecte de fonds.

Repas fournis par l’entreprise

Les repas fournis par l’entreprise: en effet, une entreprise qui fournit régulièrement des aliments, des boissons ou des divertissements dans le cours normal de l’exploitation de son activité est ainsi dispensée de la limite des 50%. C’est le cas par exemple, des restaurants, des hôtels ou des compagnies aériennes. Cependant, attention à considérer ces frais comme un avantage imposable.

Repas des chauffeurs

Les repas des chauffeurs de camion: les frais de repas et de divertissement pour les chauffeurs de grand routier sont déductibles à 80% lorsqu’ils sont engagés pendant une période de voyage admissible. Une période de déplacement ou de voyage admissible est une période d’au moins 24 heures consécutives durant laquelle le chauffeur se trouve à l’extérieur de la région où il réside.

Coursiers à pied ou vélo indépendant

Les repas des coursiers à pied ou à vélo indépendants: il est possible pour ces derniers de procéder à la déduction des montants relatifs à la nourriture et aux boissons additionnelles qu’il est possible de consommer au cours d’une journée de travail normale soit l’équivalent de 8 heures en raison de la nature de leur emploi. Le taux fixe qui peut être demandé par jour est de 17,50 . 

Saviez-vous que si vous souhaitez demander cette déduction, il vous est fortement recommandé de tenir un carnet indiquant le nombre d’heures travaillées par jour ainsi que le nombre de jours travaillés dans la semaine sur toute la période de l’année d’imposition en cours. En effet, en cas de contrôle, l’ARC peut vous demander un complément d’information par exemple, les bons de livraison ou tout autre document qui permettrait de confirmer/ valider le nombre de jours de travail que vous aurez déclarés pour cette année d’imposition.

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Les frais encourus pour l’utilisation des installations de loisirs

Tout d’abord, il faut savoir que les frais encourus en temps normal pour l’utilisation d’installations de loisirs et/ou de frais de club ne sont pas déductibles. Cependant, en tant qu’entrepreneur, vous pouvez être amené à plus ou moins voyager de sorte qu’il est possible dans certains cas de transformer ces frais en dépenses de déplacements. Ces dépenses de déplacements doivent se justifier.

Si pour vous, cela ne semble pas clair ou si vous avez la moindre question, n’hésitez surtout pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous aider. En attendant, voici ci-dessous la liste des dépenses de déplacements possibles et les informations à fournir afin que ces dernières deviennent déductibles.

La dépense liée à l’achat de billets de saison pour des événements sportifs. 

Pour être considéré comme admissible, l’argument de justification de la dépense doit être en mesure de démontrer de manière factuelle et satisfaisante que la dépense a été réalisée dans le cadre d’une activité promotionnelle.

Les dépenses liées aux repas réclamés en dehors d’un territoire de vente ou lors de vacances.

Ces dépenses ne sont généralement pas déductibles, car elles ne sont pas considérées comme étant engagées dans le but de gagner un revenu. 

Toutefois, pour être considéré comme admissible, l’argument de justification de la dépense doit être en mesure de démontrer de manière factuelle et satisfaisante que les frais réalisés en dehors d’un territoire de vente ou en vacances ont été engagés dans le but de gagner un revenu. 

Dans ce cas, les dépenses peuvent inclure les frais de transport, d’hébergement et de repas. Vous aurez donc la possibilité d’inclure la totalité du prix du billet dans vos frais de déplacement. 

Il est tout de même important de savoir que cette exception ne s’applique pas aux aliments, aux boissons ou aux divertissements que vous soyez susceptibles d’acheter pendant un voyage en navire ou en bateau.

N’oubliez pas que les frais de repas sont assujettis à la limite des 50%, lorsque la dépense repas est considérés comme déductible et admissible à des fins de dépenses d’entreprise.

Saviez-vous qu’il existe un cas particulier qu’il est important de retenir. Si vous devez entreprendre un voyage à l’extérieur du Canada pour lequel vous avez reçu un contrat en bonne et due forme, vous devrez facturer la TPS et TVQ sur les frais encourus hors Canada. Cela peut sembler étrange, mais dans ce cas précis, le contrat est plus important que la facture, donc c’est le contrat qui est taxable !