Comment vous réconcilier avec la tenue de livres

Avouons-le-nous, la tenue de livres n’est pas une activité très excitante. Elle peut même être source de frustrations et possiblement de frictions entre vous et votre comptable. Mais elle est nécessaire et incroyablement utile pour maintenir l’ordre et la discipline dont vous avez besoin pour suivre vos chiffres. 

Voici quelques éléments à considérer pour établir une relation plus harmonieuse et bénéfique entre vous, vos dépenses d’entreprise et votre fournisseur de services de tenue de livres.

Rigueur 

La tenue de livres consiste à faire l’enregistrement des opérations de revenus et dépenses mensuelles tout en s’assurant de respecter les règles fiscales et comptables en vigueur. Pour tenir son engagement envers vous, votre aide-comptable doit faire preuve d’une rigueur sans faille. C’est elle qui établit le fondement des états financiers qui seront validés et signés par votre CPA. 

Votre aide-comptable a besoin de deux choses pour effectuer le travail que vous lui demandez : votre collaboration, et vos factures d’achat ou vos pièces justificatives.

Collaboration

Considérez votre relation avec la personne qui fait votre tenue de livres comme si vous engagiez un préposé au ménage pour faire votre lavage. Celle-ci doit examiner chaque morceau de vêtement, déterminer quelles pièces seront lavées ensemble, reconstituer les paires de bas sortant de la sécheuse et déterminer à qui semble appartenir chaque morceau pour les distribuer dans leurs tiroirs respectifs. Cela semble facile, mais un manque de communication peut rapidement vous causer des ennuis. Vous omettez de dire à votre préposé qu’un chandail ne va pas dans la sécheuse, oups. Le t-shirt préféré de votre fille a été déposé dans le tiroir de votre garçon, et c’est la crise, car elle ne le trouve plus.

De la même sorte, vous rencontrerez des irritants si vous ne fournissez pas à votre aide-comptable tous les renseignements dont elle a besoin. Et si elle ne vous questionne pas pour bien comprendre dans quelles catégories elle doit inclure certaines dépenses, vous risquez des ennuis.

Pour vous donner un exemple concret, un de nos clients a perdu des dizaines de milliers de dollars qu’il avait prêtés à son entreprise, car des comptes qui avaient été mal identifiés ont dû être radiés des livres. Il était impossible de remonter à la source d’injection d’argent cinq ans auparavant, qui n’avaient pas été consignés dans les avoirs dus aux actionnaires. 

Votre aide-comptable doit être allumée. Dans notre monde, on dit souvent que, si votre aide-comptable ne vous tape pas au moins un peu sur les nerfs avec ses questions et ses validations, c’est que vous ne travaillez pas avec la bonne personne.

Factures d’achat ou pièces justificatives

Votre aide-comptable vous talonnera en premier lieu pour vos factures d’achat ou vos pièces justificatives (convention écrite ou reçu d’achat) : soit parce qu’il en manque, soit parce qu’elles ne sont pas adéquates. 

Voici quelques types de dépenses sur lesquels votre aide-comptable vous posera sans doute des questions. Vous vous faciliterez la vie en préparant les bons documents et en identifiant clairement les renseignements dont aura besoin votre aide-comptable.

Facture d’achat ou pièces justificatives

Vos factures d’achat ou vos pièces justificatives doivent être bien détaillée. Voici ce qu’elles doivent inclure.

  • Nom du fournisseur ou nom commercial de son entreprise
  • Date de la facture
  • Montant de la facture
  • Montant des taxes
  • Numéros d’inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ (pour les achats de plus de 30$
  • Nom de l’acheteur ou nom commercial de son entreprise pour les achats de plus de 150$
  • Modalités de paiement pour les achats de plus de 150$
  • Description permettant de reconnaître le bien ou le service acheté

Quelques exemples de ce qui ne convient pas!

Un relevé de paiement par débit OU crédit chez Shell indique le montant total payé, mais ne permet pas de prouver quel montant a été dépensé en essence et quel montant a été dépensé pour une collation. Il faut donc joindre le reçu d’essence.

Un relevé de carte de crédit n’est pas une pièce justificative. Toute dépense portée au compte d’une carte de crédit affaires sans reçu de caisse doit être allouée au compte « avances de l’actionnaire ».  Pour la personne responsable de votre tenue des livres, c’est important d’avoir les factures d’achat ou les pièces justificatives!  

Pour les repas, seulement 50 % des taxes sont déductibles. On doit donc pouvoir consulter la portion de pourboire sur le reçu, car des fois c’est déductible, dans d’autres cas, pas.

Vous ne pouvez pas soumettre de repas en solo, à moins que vous soyez à 40 km ou plus de votre lieu de travail et que vous ayez généré des frais de déplacement; attention, des fois c’est plus ou moins, selon la situation.

Les dépenses effectuées sur une carte de crédit personnelle sont acceptées (il faut les factures ou la pièce justificative, évidemment).  On doit créer une allocation de dépenses pour les dépenses payées avec sa carte personnelle!  

Certains fournisseurs de logiciels-service en mode SaaS sont inscrits aux taxes de vente canadiennes. Vous pourrez réclamer celles-ci seulement si vous obtenez une facture détaillée comportant les numéros de TPS/TVQ.

Finalement, les bons de commande ne passent pas chez Revenu Québec; il vous faut la facture.  Un exemple que nous voyons souvent et que nous refusons est le bon de commande “Amazon”.  

Crédibilité

La personne responsable de votre tenue de livres doit tout vérifier afin que votre comptable puisse signer vos états financiers en toute confiance. Un manque constaté de pièces justificatives ou de clarté dans vos comptes peut remettre en doute la crédibilité de vos états financiers par le comptable, qui émettra une réserve. Une réserve apposée sur des états financiers est quasiment une invitation au gouvernement à auditer ceux-ci.  

Pour favoriser la santé et la crédibilité de vos états financiers, votre aide-comptable devrait systématiquement chercher à vous protéger. Elle devrait vérifier un à un les numéros de TPS/TVQ de tous vos fournisseurs. Récemment, ce type de validation nous a permis d’intercepter un fournisseur en situation de fraude. Celui-ci recueillait la TPS/TVQ de notre client sous des numéros de TPS/TVQ ne lui appartenant pas.  Et ce n’est pas la première fois qu’on voit ce type de problème.

Pour finir

Votre fournisseur de tenue de livres travaille dans votre intérêt. En ayant pris ces quelques minutes pour en apprendre plus sur son travail, vous êtes maintenant équipé pour travailler de façon plus efficace et harmonieuse avec celui qui organise tous vos chiffres.

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