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Liquidités et profits : comment bien gérer son cash!

La première cause de stress et d’insomnie pour les propriétaires de petites entreprises concerne les inquiétudes reliées aux liquidités. Même si l’entreprise dégage de bons profits, ceux-ci ne sont pas nécessairement garants d’une entrée d’argent au moment opportun. Regardons ensemble pourquoi, et comment en assurer une gestion saine.

Liquidités et profits : la différence

Les termes « liquidités » et « profits » sont parfois utilisés de façon interchangeable, mais ils ne sont pas la même chose. Cette distinction est cruciale, car confondre les deux pourrait s’avérer risqué.

Les liquidités représentent l’argent en possession et à recevoir de l’entreprise. Les flux de trésoreries, connus en anglais sous le terme cash flow, représentent les entrées et sorties d’argent. 

Un client paie comptant; c’est une rentrée d’argent. Vous payez les impôts de l’entreprise au gouvernement; c’est une sortie d’argent. 

Quant à eux, les profits, aussi appelés bénéfices, représentent les revenus de l’entreprise moins les dépenses. Que votre client paie comptant ou non, la vente réalisée augmente vos revenus et, espérons-le, vos profits. Mais lorsque vous payez les impôts de l’entreprise, cette variation de vos liquidités ne change rien à vos profits.

Il n’est pas rare de voir des entreprises qui éprouvent des difficultés avec leurs flux de trésorerie malgré qu’elles affichent un profit enviable. Les entrées et sorties d’argent sont chronologiquement indépendantes de l’état des résultats. Une acquisition d’actifs pourrait entraîner une grosse sortie d’argent en décembre sans toutefois faire augmenter la catégorie « dépenses » pour l’année. Des services livrés et facturés à un client majeur doivent être inscrits dans les « revenus » du mois même si le client tarde à payer. Comme l’argent est le moteur crucial de toute petite entreprise, le succès de celle-ci dépend de sa capacité à gérer ses liquidités. 

La gestion des liquidités avec Helm

La gestion et la prévision des flux de trésorerie vous permet de vous assurer d’avoir en banque l’argent dont vous aurez besoin pour honorer vos obligations – demain, le mois prochain et dans le futur. Plusieurs entreprises font l’erreur de s’appuyer sur les montants qu’elles ont dans leurs coffres au moment de prendre des décisions. Nous avons trouvé et travaillons couramment avec un outil qui vous aidera à prendre des décisions éclairées, en fonction des flux de trésorerie prévus.

Helm est une application de gestion des liquidités automatisée, développée par des comptables entrepreneurs pour les comptables et les entrepreneurs. Elle prévoit les flux de trésorerie pour vous, et vous aide à répondre à la question : « si je paie ceci aujourd’hui, aurai-je assez d’argent pour payer cela demain? »

Helm se connecte à QuickBooks en ligne (aussi à Xero) pour en extraire les renseignements lui permettant de faire des prévisions. Ce que nous aimons le plus de cette application, c’est que Helm prend en compte l’historique de paiement de vos comptes clients pour estimer à quel moment vous devriez recevoir les sommes dues. L’application offre beaucoup de flexibilité : elle permet de bâtir et comparer plusieurs scénarios, et de changer des données si vous savez des choses que votre système comptable ne peut prédire – par exemple un que vous prévoyez une sortie d’argent pour repayer une dette avant l’échéance. Il est même possible de planifier le paiement de vos factures selon le plan choisi. 

Nous travaillons avec Helm depuis quelques mois et nous sommes ravis. 

Cette application nous permet d’avoir une visibilité accrue sur les flux de trésorerie prévus, ce qui nous offre plus de certitude dans nos prises de décision. La simplicité et la clarté des renseignements qu’offre Helm en un coup d’œil nous ont aussi permis de constater certaines de nos inefficiences et d’y remédier. Par exemple, en imposant des délais de paiement plus serrés à nos clients retardataires, nous avons pu accumuler plus rapidement le montant dont nous avions besoin pour effectuer un investissement sans avoir peur de manquer de liquidités.

Vous souhaitez mieux dormir le soir, en étant certain que vous ne serez pas à découvert le mois prochain? Jetez un coup d’œil au site de Helm https://www.takethehelm.app/ (en anglais seulement). 

Appelez un des membres de notre équipe si vous souhaitez en savoir plus, et nous nous ferons un plaisir de partager notre expérience et de vous guider.

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Klipfolio : un tableau de bord pour tout voir en un clin d’œil

Votre petite entreprise est abonnée à différents services qui vous rendent très efficace, mais vous avez peine à suivre vos données clés. 

Par exemple, pour mesurer l’efficacité d’une campagne marketing, vous devez connaître le taux d’ouverture des courriels envoyés par MailChimp, le nombre de personnes s’étant inscrites à votre webinaire gratuit sur Eventbrite, et le nombre de personnes ayant consulté la promotion en cours sur votre tout nouveau compte Instagram. Vous devez savoir combien de nouveaux clients et ventes potentiels se sont ajoutés à votre pipeline Centrix.One, et vous devez vous assurer que vos équipes ont tout le soutien nécessaire sur Asana pour répondre aux demandes, visualiser vos ventes sur QuickBooks en ligne ®.

Nous avons testé pour vous Klipfolio, une centrale de données qui présente tous vos précieux renseignements dans des tableaux de bord faciles à examiner et à partager.

Klipfolio est une application en nuage qui vous permet de rassembler toutes vos données, peu importe d’où elles viennent, afin de les visualiser en un même endroit. Les tableaux de bord en temps réel vous permettent de consulter les renseignements dont vous avez besoin sans avoir à demander à vos équipes de préparer des rapports pour vous. Surtout, ils vous permettent de regrouper des données pertinentes provenant de différentes sources et d’avoir une vue d’ensemble de tous les éléments que vous devez mesurer – des campagnes marketing à l’expérience utilisateur, des prévisions de revenus aux flux de trésorerie.

Utilisez Klipfolio pour déceler rapidement les tendances et saisir rapidement les opportunités qu’elles révèlent. Appuyez-vous sur vos données pour prendre des décisions judicieuses, et justifiez-les facilement en présentant des visuels qui parlent d’eux-mêmes. 

Nous utilisons Klipfolio depuis quelques années, et nous avons développé une toute nouvelle appréciation pour la transparence des données. Celles-ci sont maintenant visibles, mais surtout, facilement accessibles par toutes les personnes qui en ont besoin au sein de notre entreprise. Sans avoir besoin de connaissances approfondies, nous exploitons maintenant notre propre système décisionnel (BI) afin de soutenir nos décisions d’affaires.

À l’aide de ses connecteurs API, Klipfolio recueille les données provenant de plus de 300+ sources infonuagiques, y compris Hubspot, la suite Google, Insightly, Facebook, Eventbrite, Amazon Aurora, Asana, Basecamp, Bitly, Campaign Monitor, Instagram, LinkedIn et bien évidemment QuickBooks en ligne ®. Klipfolio extrait également les données figurant dans des fichiers locaux, comme des feuilles de calcul Excel, et des bases de données stockées sur des serveurs locaux.

Vous souhaitez en savoir plus? Communiquez avec nous et nous nous ferons un plaisir de partager nos perspectives!

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Démarrer son entreprise

Liste d’étapes essentielles au démarrage d’une entreprise

Le démarrage d’une entreprise requiert du temps, de l’argent et beaucoup d’organisation. 6DT vous présente cette liste d’étapes essentielles au démarrage, qui vous sera grandement utile pour réaliser votre projet.

  • Faire une étude approfondie du marché et de la demande.
  • Évaluer ses forces et faiblesses en tant qu’entrepreneur (voir notre blogue Devenir entrepreneur). Également, InfoEntrepreneurs propose 4 tests et outils (Êtes-vous fait pour être entrepreneur?).
  • Effectuer une analyse des forces et des faiblesses (votre environnement interne) et des opportunités et menaces (votre environnement externe), communément appelé une analyse FFOM (ou SWOT).
  • Suite à l’analyse précédente, y a-t-il une niche potentielle dans le marché? Laquelle?
  • Déterminer votre avantage concurrentiel!! Qu’est-ce qui vous distinguera de vos concurrents dans le marché identifié plus haut?
  • N’hésitez pas à discuter de votre projet avec votre entourage, afin de valider vos idées.
  • Trouver un mentor par le biais du Réseau M ou Sage Mentorat d’affaires à la ville de Québec.
  • Se fixer des objectifs en termes de projet d’entreprise et aussi des objectifs personnels.

Mettre la table

  • Déterminez la structure légale de votre entreprise (entreprise à propriétaire unique, société en nom collectif, inc., coop., OSBL).
  • Choisissez un nom d’entreprise facile à retenir et qui peut décrire vos produits et services (ou trouvez un slogan approprié).
  • Réservez votre nom de domaine Web.
  • Évaluez les coûts de démarrage (réservez l’équivalent de six mois de salaires pour couvrir vos dépenses personnelles).
  • Évaluez les principaux risques financiers.
  • Recherchez les subventions et l’aide financière potentielle disponibles pour votre entreprise ou en tant que travailleur autonome.
  • Dressez la liste des permis et licences à obtenir.
  • Choisissez l’emplacement de votre entreprise.
  • Ciblez et établissez un lien avec vos premiers clients (plus rapidement vous aurez des clients, meilleures seront vos chances de succès).
  • Concevez un plan d’affaires et un plan de marketing, même si celui-ci n’est que sommaire
  • Inscrivez-vous aux fichiers de la TPS et de la TVQ (s’il y a lieu).

Relations d’affaires à établir

  • Choisissez un avocat spécialisé dans les affaires. Celui-ci vous aidera à enregistrer la raison sociale et constituer légalement votre société auprès des autorités (les frais initiaux peuvent sembler élevés, mais vous ne regretterez pas d’avoir utilisé ses services le jour où vous vendrez votre entreprise).
  • Retenez les services d’un comptable (de préférence un CPA) et d’un spécialiste de la tenue de livres comme Experts QBO.
  • Sélectionnez un banquier et ouvrez un compte bancaire pour votre entreprise; mettez en place une ligne de crédit si nécessaire.

Gestion d’entreprise

  • Recrutez votre personnel.
  • Prenez connaissance de vos obligations en tant qu’employeur.
  • Signez le bail, s’il y a lieu.
  • Établissez la liste de fournisseurs potentiels.
  • Approvisionnez-vous en fournitures diverses.
  • Adhérez à une organisation professionnelle.
  • Préparez un communiqué de presse pour annoncer votre ouverture.

Matériel de vente et marketing

  • Préparer le matériel de vente et de marketing électronique (site Web, blogue, vidéo d’entreprise, études de cas, guides pratique, photos, livres blancs, etc.).
  • Préparez le matériel de vente et de marketing papier (brochures, catalogues, lettres d’envois massifs, cartes postales, dépliants, présentations d’entreprise, fiches de ventes, fiches techniques, cartes professionnelles, témoignages, etc.).
  • Créez les comptes courriel de l’entreprise.
  • Ciblez les réseaux sociaux pertinents à la communication de votre marque et de vos produits et services.

Logiciels divers

Il existe sur le marché plusieurs logiciels destinés à faciliter la gestion quotidienne de votre entreprise. Les logiciels suivants, que nous avons testés à plusieurs égards, peuvent vous être très utiles :

  • Quickbooks en ligne – pour la comptabilité de votre entreprise. D’autres logiciels comme Freshbook, ZohoBooks et Wave sont aussi faciles d’utilisation, mais ne sont disponibles qu’en anglais.
  • Budgeto, un logiciel de prévisions financières très facile à utiliser.
  • Business-in-a-Box, une librairie complète de documents d’affaires et légaux qui vous faciliteront la vie au quotidien.
  • Canva, un logiciel peu dispendieux pour concevoir votre matériel visuel et vos présentations.
  • Il vous faudra un antivirus, ce qui est essentiel afin de protéger vos données et votre entreprise.
  • Service d’hébergement Web. Plusieurs fournisseurs offrent des outils vous permettant également de créer un site Web de base.
  • Logiciel d’achat en ligne intégré à votre site Web.
  • Logiciel de paiement en ligne (Stripe, PayPal ou Square) ou système de PDV.
  • Outil de gestion de la relation client (CRM).
  • Système de copie de sécurité en ligne afin de protéger les données numériques présentes sur vos appareils.

À propos des auteurs

Christiane Constantineau possède un DESS en finance d’entreprise ainsi qu’un MBA pour cadres. Elle cumule plus de 20 ans d’expérience en stratégie financière, tant au Canada qu’à l’étranger, et a participé au financement et au démarrage de plusieurs entreprises.

Jean-François Thibault possède un MBA pour cadres et il est titulaire des certifications PMP, ITIL Foundation v3 et ISO 20000. Il possède plus de 18 ans d’expérience en gestion des TI.  Il est créateur de plusieurs startups, dont une entreprise de distribution internationale.

Christiane et Jean-François sont tous deux propriétaires et fondateurs de 6DT Conseil (www.6dt.ca), un partenaire stratégique et une boutique d’experts chevronnés fournissant de précieux conseils en stratégie, en finance et en technologie de l’information auprès de PME du Québec et de divers ministères.

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Les 8 contrôles clés de la performance

Vous avez consacré beaucoup de temps et de passion à créer votre entreprise.  Vous avez un modèle de revenus solide, un plan d’affaires, des prévisions financières et vous êtes bien entouré.  Il vous reste donc à pérenniser votre entreprise.

Votre directeur financier ou CFO (Chief Financial Officer) peut vous aider à réaliser cette étape importante afin de soutenir votre croissance et de relever vos défis d’entrepreneur.

Le rôle de votre CFO est de mettre en place de bons systèmes de contrôles de gestion. Ces contrôles ont pour objectif de vérifier l’adéquation entre vos stratégies d’affaires et les performances réalisées. Ils sont souvent présentés sous forme de tableau de bord.  Toutefois, avant de mettre en place un tableau de bord et des systèmes dispendieux, il est important de mettre en place au minimum – et à peu de frais – les 8 contrôles clés suivants :

  1. Avoir des budgets réalistes
  2. Prévoir un budget de flux de trésorerie et mettre en place un système de contrôle des dépenses
  3. Planifier des stratégies de protection d’actifs de PI (Propriété Intellectuelle)
  4. Établir un système d’autorisation et un registre des contrats importants
  5. Mettre en place un manuel de gestion comptable et administrative
  6. Établir des rencontres de gestion fréquente et un système de communication ouvert
  7. Faire un suivi des budgets par rapport aux résultats réels et mesurer les écarts de performances
  8. Évaluer les inefficacités et mettre en place des mesures correctives

Ces contrôles sont nécessaires et critiques pour la croissance et la pérennité de votre entreprise.  Il ne faut toutefois pas négliger les éléments d’influence externes à votre entreprise.  Votre CFO et l’équipe de direction devront se tenir au courant de l’évolution des facteurs externes qui peuvent avoir un impact important sur l’atteinte de vos objectifs financiers.

Si vous souhaitez partager vos réflexions sur cet article, il suffit de répondre à ce message ou écrivez-nous à info@6dt.ca.  Nous avons hâte de lire vos commentaires.