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Comment bien gérer la rentabilité par projet avec QuickBooks en ligne Plus

La comptabilité par projet consiste à segmenter les dépenses, les revenus, les coûts matériels et les salaires associés à vos projets afin d’obtenir une vue claire de leur rentabilité, peu importe la durée du projet (court, moyen ou long termes). Si votre entreprise livre ses services principalement sous forme de projets, par exemple pour la construction de maisons ou le développement de sites Web, une comptabilité bien tenue vous permettra de repérer les types de projets les plus avantageux et de vous assurer qu’ils demeurent profitables. Voici quelques éléments à considérer lorsque vous préparez vos projets dans QuickBooks en ligne Plus (QBO+).

Pensez «  Projet avec QBO + »

Voyez la comptabilité par projet comme un contenant dans lequel sont consignées toutes les données financières associées à un projet. La fonction « Projet » dans QBO+ vous aide à planifier, à rester organisé et à faire le suivi des différents éléments de votre projet, de même qu’à produire des rapports. En plus d’établir des estimations de revenus, vous pourrez également :

  • établir des estimations des coûts ;
  • comparer facilement vos coûts réels aux coûts estimés en cours de projet ;
  • repérer les dépassements potentiels ;
  • de rectifier le tir rapidement. 

Quoi inclure

Vos projets devraient inclure tous les coûts et revenus reliés afin d’avoir un aperçu réaliste de leur rentabilité. Ils comprennent donc les coûts fixes, les coûts variables et les frais généraux, les subventions, la facturation des projets, les coûts de recyclage ou de traitement des déchets, les revenus projetés, etc.

Aide décisionnelle

La comptabilité par projet peut vous éclairer dans la sélection et la priorisation de vos projets ou de vos clients en fonction de votre réalité immédiate. Au cours d’une période très achalandée où vos ressources sont très sollicitées, vous choisirez sans doute d’accepter en priorité les types de projets qui sont généralement les plus profitables, et ensuite ceux à plus faibles coûts en main-d’œuvre puisqu’ils nécessitent moins de ressources. Durant les périodes creuses, vous accepterez peut-être certains projets qui sont plus coûteux à réaliser, mais qui aideront à absorber les frais généraux (loyer, salaires, coûts fixes d’entreprise, etc.).

Projets et produits

Il est aussi possible de considérer vos produits comme des projets afin de pouvoir facilement calculer lesquels sont les plus avantageux pour votre entreprise. Par exemple, considérez la construction des 100 premiers exemplaires d’un nouveau modèle de vélo comme un projet. Inscrivez les coûts des pièces et des matériaux, les salaires, le coût de l’espace loué pour la production, etc. Faites de même pour les prochains lots, et validez si votre profitabilité s’améliore de façon satisfaisante.

Fonds dédiés

La comptabilité par projet peut vous être très utile pour suivre vos budgets reliés à des fonds dédiés tels que des subventions en recherche et développement. Cela vous facilitera la tâche quand viendra le temps de préparer les rapports de reddition de compte pour vous assurer de maintenir votre crédibilité auprès des bailleurs de fonds et d’obtenir tous vos crédits d’impôt auprès des organismes gouvernementaux. Les OBNL peuvent également configurer la fonction de projets afin de gérer des fonds dédiés catégorisés par bailleur de fonds.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la comptabilité par projet, appelez un membre de notre équipe pour en discuter. Nous pourrons vous accompagner afin de bien configurer vos premiers projets et établir une façon simple et précise de suivre leur évolution pour en assurer la profitabilité.

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Comment évaluer la rentabilité de son entreprise

Il y a quelques années, notre professeur en comptabilité a demandé aux étudiants de la classe de MBA: « Qu’est-ce qui est mieux? Faire 1 million de chiffre d’affaires avec un bénéfice de 100 000$, ou faire 500 000 $ de chiffre d’affaires avec un bénéfice de 118 000 $? La réponse à cette question n’est pas évidente. Une chose est certaine, c’est qu’il faut se demander combien d’efforts et de ressources mon entreprise a utilisés pour dégager un profit de 10 % (100 K$) dans le premier cas et un profit de 23,6 % (118 K$) dans le dernier cas.   

Commençons par la définir : la rentabilité désigne la capacité de l’entreprise à contrôler ses coûts et à générer des profits.

En tant que gestionnaire et propriétaire de notre entreprise, il faut aussi se poser la question suivante: est-ce que ç’a été une bonne année?  À partir de nos états financiers, nous pouvons calculer quelques ratios qui nous permettront de mettre le tout en perspective et de prendre de meilleures décisions d’affaires. Pour débuter, voici quelques définitions.

Bénéfice brut

  • Le bénéfice brut est la différence entre les Chiffre d’affaires nets (CA) et le coût des ventes (CV). On exclut, de notre calcul, les frais de vente et d’administration (FVA), ainsi que les charges financières (CFIN).  
  • Le bénéfice brut nous permet d’évaluer le rendement de nos ventes, de nos politiques d’achat, et notre gestion de nos stocks.  Les CA = Chiffre d’affaires moins les rendus et rabais sur ventes.

Bénéfice d’exploitation

  • Le bénéfice d’exploitation est l’excédent des CA de l’entreprise sur ses dépenses.  Il est important de redresser le bénéfice d’exploitation de toutes les ventes ne découlant pas de vos activités normales, c’est-à-dire les dépenses et les ventes extraordinaires (par exemple, l’achat de placements, la vente d’actifs, les gains ou pertes en capital), les impôts sur le revenu, les dividendes, les primes de rendement et les retraits par les propriétaires.

Bénéfice net

  • Le bénéfice net (BN) est la différence entre le CA sur le total des dépenses (CV + FVA + CFIN) au cours d’un exercice.  
  • Le BN prend en compte les amortissements, les charges et les impôts, et tous les éléments extraordinaires ou ne découlant pas de vos activités normales.

Comment calculer le tout?

Maintenant, regardons l’exemple des deux entreprises : A (1 M$ de CA) et B (500K$ de CA).

Données de base pour nos deux entreprises

Calcul des ratios financiers

Analyse par ratios financiers

Les ratios financiers nous permettent de mieux comprendre et d’analyser l’évolution de notre entreprise et aussi de se comparer à d’autres entreprises du même secteur.  Les ratios que nous présentons dans le présent blogue sont à titre indicatif seulement. Il faut également faire l’analyse des ratios de structure financière, d’activités, de financement et de liquidités.  Ces ratios seront présentés au cours des prochains mois.

Retournons à nos entreprises A et B et voyons comment calculer 3 ratios standards (marge bénéficiaire nette, le taux sur marge sur coûts variables, le rendement de la mise de fonds des actionnaires).

Le ratio de la marge bénéficiaire nette

  • Le ratio de la marge bénéficiaire nette présente la rentabilité globale de l’entreprise, soit le % du chiffre d’affaires net qu’une entreprise dégage après avoir couvert ses coûts totaux.  Plus ce ratio est élevé, meilleure est la rentabilité de l’entreprise.
  • Bénéfice net (BN) / CA

La marge sur coûts variables et taux de marge sur coûts variables

  • La marge sur coûts variables (MCV) permet de déterminer si l’entreprise réalise un volume de ventes suffisant pour couvrir ses coûts fixes, donc réaliser un bénéfice net, voire atteindre son seuil de rentabilité dans certains cas.
  • Chiffre d’affaires net (CA) moins les coûts des ventes (CV) = marge sur coûts variables (MCV)
  • Taux de marge sur coûts variables = MCV / CA

Le ratio de rendement de l’avoir des actionnaires

Le ratio de rendement de l’avoir des actionnaires permet de mesurer combien rapporte chaque dollar investi.  Plus ce ratio est grand, meilleure est la rentabilité, et l’attrait d’un banquier ou d’un financier est d’autant plus intéressant.

Analyse des ratios

Analyse sommaire du ratio de la marge bénéficiaire nette

  • Le ratio de la marge bénéficiaire nette indique que l’entreprise B dégage une meilleure marge nette que l’entreprise A.  Une analyse en profondeur des frais de ventes et d’administration pourrait révéler des dépenses élevées pour certaines catégories de dépenses.  Par exemple, afin de dégager 2 X plus de ventes, les frais de vente (salaires, commission, publicités et marketing) pourraient s’avérer plus élevés.  Bon an, mal an, dans les deux cas, il faut s’assurer que les coûts fixes sont bien gérés et bien maîtrisés afin de dégager une meilleure rentabilité nette.

Analyse sommaire du taux de marge sur coûts variables

  • L’entreprise B a vendu moins d’unités (4 000) relativement à l’entreprise A (10 000). Par contre, le prix vendant est de 125 $ pour l’entreprise B versus 100 $ par unité pour la première.   Est-ce que la stratégie de prix de l’entreprise A est trop agressive au détriment de sa rentabilité? Est-ce qu’il y a des coûts de remplacement ou de garantie? Par exemple, rehausser le prix de 10 $ par unité, dégagerais un profit supplémentaire de 100 000$.

Ratio de rendement de l’avoir des actionnaires

  • Le ratio de rendement de l’avoir des actionnaires permet de mesurer combien chaque dollar investi rapporte aux actionnaires. L’analyse de nos résultats financiers permet de mieux comprendre la rentabilité de l’entreprise qu’on exploite. L’entreprise B étant plus profitable que la A, donc B peut soit réinvestir dans sa marque, sa R&D, sa formation, etc.

Voici quelques trucs et astuces pour améliorer sa rentabilité

Une entreprise qui veut améliorer son bénéfice net (sa rentabilité) peut le faire de plusieurs façons, en voici quelques-unes :

  • Pensez à la marge nette plutôt qu’au chiffre d’affaires.  Si vous ne faites pas de profits, vous allez négliger le paiement de vos fournisseurs, vous serez moins attrayant pour un banquier et vous pouvez mettre en péril la rentabilité à court terme de votre entreprise.
  • Misez sur la qualité, le service après-vente, la valeur ajoutée et augmentez vos prix afin d’augmenter votre chiffre d’affaires tout en maintenant vos coûts au même niveau.
  • Réduisez vos coûts d’exploitation et pensez à externaliser ce qui peut l’être.  Confiez la gestion de certaines tâches à faible valeur ajoutée à des spécialistes.
  • Faites de votre personnel une source de rentabilité.  Le personnel fatigué, stressé ou démotivé est beaucoup moins productif, donc ne pas négliger vos ressources humaines, surtout que nous traversons une période de recrutement très difficile, et ce, dans presque toutes les industires.

À propos de l’auteur

Christiane Constantineau possède un DESS en finance d’entreprise ainsi qu’un MBA pour cadres. Elle cumule plus de 20 ans d’expérience en stratégie financière, tant au Canada qu’à l’étranger, et a participé au financement et au démarrage de plusieurs entreprises.


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Évaluer la rentabilité d’une entreprise avec QuickBooks en ligne ®

Évaluer la rentabilité d’une entreprise sous différents angles

Comme l’argent est au cœur des objectifs et activités d’un(e) entrepreneur(e), la rentabilité est naturellement au cœur de ses préoccupations. Après tout, il ou elle vise à atteindre le meilleur rendement possible. C’est pourquoi l’entrepreneur devrait se demander quels sont les produits ou services qui rapportent le plus et quels sont ceux qui rapportent le moins. Il peut aussi chercher à déterminer quels produits et services génèrent le plus de dépenses, et  comment répartir ses ressources et son énergie. La rentabilité de ses activités peut ainsi être évaluée à différents niveaux, selon ce que l’on souhaite mesurer.

La rentabilité par classes (QuickBooks en ligne ® Plus)

Une entreprise peut calculer sa rentabilité par :

  • secteur d’activités (par exemple, services-conseils en TI, services-conseils en finances, services-conseils en formation)
  • division (division MTL, division QC, division RDL)
  • centre de profits (ventes externes, ventes internes, centre d’appels, etc.)

Pour chaque revenu associé à la classe, une dépense y est également associée. Cela permet à l’entreprise de suivre plus facilement, dans ses rapports financiers, les opérations propres à chacun de ses secteurs d’activités. L’entreprise peut ainsi déterminer où concentrer ses ressources.

Toutefois, il ne faut pas confondre les classes comptables avec les catégories de produits ou services. Les catégories servent à regrouper logiquement les différents articles que vous vendez à vos clients, afin de permettre à vos vendeurs et vos clients de s’y retrouver facilement.

Vous pouvez assigner une classe à une opération entière (facture et facture à payer) ou à une ligne d’opération.

La rentabilité par projet (QuickBooks en ligne Plus)

Une entreprise peut également évaluer sa rentabilité en se penchant sur les différents projets qu’elle réalise. Une entreprise de construction peut, par exemple, choisir de calculer la rentabilité de chacune des maisons qu’elle construit. Elle pourra ainsi s’apercevoir que certains types de construction de maisons sont très profitables alors que d’autres le sont peu, et chercher à en comprendre les raisons. Comme pour les classes, les dépenses rattachées aux projets sont prises en considération lors de la comptabilisation des revenus et des coûts de projet.

La rentabilité par lieu (QuickBooks en ligne ® Plus)

Les différentes opérations sont attribuées à des lieux respectifs, comme des magasins, des villes ou des régions de vente.

Conclusion

Il est possible de créer différents rapports vous permettant de suivre votre profitabilité sous plusieurs angles. Ainsi, vous pourrez réaliser exactement dans quelles circonstances vous risquez de perdre de l’argent et vous assurer de redresser la situation. Également, vous saurez exactement ce sur quoi miser pour générer des profits sans cesse croissants. Voilà une façon très payante de tirer parti de votre logiciel comptable!