Catégories
Entrepreneurs Finance Management

Liquidités et profits : comment bien gérer son cash!

La première cause de stress et d’insomnie pour les propriétaires de petites entreprises concerne les inquiétudes reliées aux liquidités. Même si l’entreprise dégage de bons profits, ceux-ci ne sont pas nécessairement garants d’une entrée d’argent au moment opportun. Regardons ensemble pourquoi, et comment en assurer une gestion saine.

Liquidités et profits : la différence

Les termes « liquidités » et « profits » sont parfois utilisés de façon interchangeable, mais ils ne sont pas la même chose. Cette distinction est cruciale, car confondre les deux pourrait s’avérer risqué.

Les liquidités représentent l’argent en possession et à recevoir de l’entreprise. Les flux de trésoreries, connus en anglais sous le terme cash flow, représentent les entrées et sorties d’argent. 

Un client paie comptant; c’est une rentrée d’argent. Vous payez les impôts de l’entreprise au gouvernement; c’est une sortie d’argent. 

Quant à eux, les profits, aussi appelés bénéfices, représentent les revenus de l’entreprise moins les dépenses. Que votre client paie comptant ou non, la vente réalisée augmente vos revenus et, espérons-le, vos profits. Mais lorsque vous payez les impôts de l’entreprise, cette variation de vos liquidités ne change rien à vos profits.

Il n’est pas rare de voir des entreprises qui éprouvent des difficultés avec leurs flux de trésorerie malgré qu’elles affichent un profit enviable. Les entrées et sorties d’argent sont chronologiquement indépendantes de l’état des résultats. Une acquisition d’actifs pourrait entraîner une grosse sortie d’argent en décembre sans toutefois faire augmenter la catégorie « dépenses » pour l’année. Des services livrés et facturés à un client majeur doivent être inscrits dans les « revenus » du mois même si le client tarde à payer. Comme l’argent est le moteur crucial de toute petite entreprise, le succès de celle-ci dépend de sa capacité à gérer ses liquidités. 

La gestion des liquidités avec Helm

La gestion et la prévision des flux de trésorerie vous permet de vous assurer d’avoir en banque l’argent dont vous aurez besoin pour honorer vos obligations – demain, le mois prochain et dans le futur. Plusieurs entreprises font l’erreur de s’appuyer sur les montants qu’elles ont dans leurs coffres au moment de prendre des décisions. Nous avons trouvé et travaillons couramment avec un outil qui vous aidera à prendre des décisions éclairées, en fonction des flux de trésorerie prévus.

Helm est une application de gestion des liquidités automatisée, développée par des comptables entrepreneurs pour les comptables et les entrepreneurs. Elle prévoit les flux de trésorerie pour vous, et vous aide à répondre à la question : « si je paie ceci aujourd’hui, aurai-je assez d’argent pour payer cela demain? »

Helm se connecte à QuickBooks en ligne (aussi à Xero) pour en extraire les renseignements lui permettant de faire des prévisions. Ce que nous aimons le plus de cette application, c’est que Helm prend en compte l’historique de paiement de vos comptes clients pour estimer à quel moment vous devriez recevoir les sommes dues. L’application offre beaucoup de flexibilité : elle permet de bâtir et comparer plusieurs scénarios, et de changer des données si vous savez des choses que votre système comptable ne peut prédire – par exemple un que vous prévoyez une sortie d’argent pour repayer une dette avant l’échéance. Il est même possible de planifier le paiement de vos factures selon le plan choisi. 

Nous travaillons avec Helm depuis quelques mois et nous sommes ravis. 

Cette application nous permet d’avoir une visibilité accrue sur les flux de trésorerie prévus, ce qui nous offre plus de certitude dans nos prises de décision. La simplicité et la clarté des renseignements qu’offre Helm en un coup d’œil nous ont aussi permis de constater certaines de nos inefficiences et d’y remédier. Par exemple, en imposant des délais de paiement plus serrés à nos clients retardataires, nous avons pu accumuler plus rapidement le montant dont nous avions besoin pour effectuer un investissement sans avoir peur de manquer de liquidités.

Vous souhaitez mieux dormir le soir, en étant certain que vous ne serez pas à découvert le mois prochain? Jetez un coup d’œil au site de Helm https://www.takethehelm.app/ (en anglais seulement). 

Appelez un des membres de notre équipe si vous souhaitez en savoir plus, et nous nous ferons un plaisir de partager notre expérience et de vous guider.

Catégories
Entrepreneurs Finance Technologie

Réussir efficacement la clôture du mois dans QuickBooks en ligne ®

Les fins de mois semblent parfois arriver trop vite. Il y a tant d’information à consigner et à valider pour s’assurer que tout est en ordre pour aller de l’avant. Avez-vous atteint vos objectifs de vente? Avez-vous facturé tous les projets livrés? Avez-vous payé tous vos comptes? 

Et surtout, est-ce que tout est en ordre dans votre système comptable pour clôturer le mois? Ce dernier aspect semble moins tangible que les autres, mais maintenir votre comptabilité est tout aussi important pour éviter les surprises que pour planifier l’avenir.

Voici une brève liste de contrôle pour vous aider à effectuer cette tâche le plus efficacement possible.

  1. Émettez toutes les factures aux clients pour le mois. Assurez-vous de sélectionner les conditions de paiement souhaitées et que les factures portent la bonne date. Cela vous aidera à détecter les comptes en retard qui pourraient nécessiter des suivis.  Utiliser des outils comme Rotessa pour automatiser la perception des comptes clients.
  2. Entrez toutes les factures des fournisseurs dans QuickBooks. La date par défaut des nouvelles entrées est souvent la date actuelle ou la date de la dernière entrée. Assurez-vous que la date affichée sur la facture à payer est celle qui est inscrite dans QuickBooks. Cela vous aidera à éviter des retards de paiement et les potentiels frais d’intérêts reliés.
  3. Payez les comptes fournisseurs appropriés. Ceci vous permet d’avoir une bonne relation avec vos fournisseurs et des fois, de bénéficier d’escomptes.
  4. Effectuez le rapprochement des comptes fournisseurs. Le rapprochement des comptes fournisseurs est un bon moyen de contrôle interne qui peut révéler des paiements en double, de la marchandise reçue mais non facturée, le compte-rendu des notes de crédit, etc. Un bon rapprochement peut donc éviter des pertes de fonds en résolvant les écarts rapidement. Utilisez des outils de paiements tels que Plooto, RBC Edge, etc. pour effectuer vos paiements et mettre à jour automatiquement vos comptes fournisseurs.
  5. Faire le rapprochement de vos comptes bancaires. Allez à la section « Banque », et appariez les transactions qui apparaissent pour chaque compte bancaire (y compris les comptes de débit, d’épargnes et de cartes de crédit). Prenez note des transactions que vous n’êtes pas en mesure de classer ou d’apparier afin de demander l’aide de votre comptable. 
  6. Rapprochez vos stocks. Assurez-vous que les comptes « Actif du stock » dans QuickBooks reflètent la valeur des stocks physiques (sur le plancher), ou les renseignements contenus dans votre système de stock sont exactes.  Nous recommandons d’utiliser des outils infonuagiques tels que SOS Inventory ou ER Plain pour gérer vos stocks. 
  7. Effectuez tout autre rapprochement. Certains comptes d’actifs et de passifs peuvent être suivis hors de la plateforme QuickBooks (par ex. : dépenses prépayées, charges à payer, loyers reportés, etc.) et doivent être validés.
  8. Produisez vos rapports et états financiers. Allez à la section “Rapports”, et produisez les rapports souhaités, y compris l’état des résultats, le bilan, l’état des flux de trésorerie. Vérifiez que les chiffres indiqués semblent justes et résolvez tout écart apparent.
  9. Fermez le mois dans QuickBooks (Roue dentée, Comptes et paramètres, Options avancées, Comptabilité (première section), Fermer les livres, c’est-à-dire, insérez la date, votre mot de passe et cliquez sur Enregistrer). Il est important de le faire, puisque cela fera en sorte qu’aucune autre transaction (par ex. : factures) ne pourra être entrée accidentellement dans une période antérieure fermée sans qu’un avertissement s’affiche. Il est également possible de sélectionner une option pour que quiconque essaie d’entrer une transaction dans une période ferme doive saisir son mot de passe.
  10. Distribuez les rapports. Remettez les différents rapports aux personnes concernées au sein de l’entreprise. Assurez-vous que les suivis nécessaires seront effectués. Par exemple, le rapport des soldes chronologiques des comptes fournisseurs devrait être remis à une personne qui se chargera d’effectuer un rappel auprès des clients dont le paiement est en retard.

Voilà, vous avez mis à jour, examiné et partagé vos renseignements comptables pour le mois. Vous êtes maintenant prêt à aller de l’avant en sachant que tout est en ordre derrière vous.

Des questions? Communiquez avec un membre de l’équipe de 6DT.

Catégories
Marketing

Mesurer l’efficacité de vos ventes peut-être un casse-tête! Sauf si vous utilisez un CRM

La gestion de la relation client : une activité essentielle à la réussite des PME

Aucune entreprise ne survivrait sans un bassin de clientèle fidèle, bien servi et en croissance. Pour exploiter ce bassin de clientèle en lui donnant toute l’attention qu’il lui faut, vous devez être bien organisé. Un outil de gestion de la relation client (GRC) permet aux entreprises de planifier, suivre et personnaliser leurs interactions avec leurs clients existants et potentiels de façon efficace et rigoureuse.

Un outil de GRC, aussi parfois appelé système CRM (Customer Relationship Management), est un système central où sont consignés tous les renseignements sur vos clients ainsi que toutes les activités de vente et de marketing nécessaires à la conclusion des ventes. Votre entonnoir de vente est-il suffisamment rempli? Votre équipe de vente a-t-elle fait ses suivis avec vos prospects importants aux moments cruciaux? Savez-vous quels sont vos clients les plus profitables et quels produits leur proposer?

Si vous ne savez pas exactement ce qui se passe dans l’ensemble de vos activités de vente et marketing, vous risquez gros. Nous avons vu plusieurs entreprises fermer leurs portes faute d’avoir établi un pipeline de vente adéquat. Nous avons aussi vu quelques histoires d’horreurs où des clients majeurs étaient laissés pour compte lorsque leur représentant attitré quittait l’entreprise ou étaient traités comme des étrangers lorsqu’ils appelaient au service à la clientèle.

Ayant moi-même piloté un projet de GRC au sein du gouvernement canadien il y a plusieurs années, je peux dire que je m’y connais. Cette année, en tant qu’intégrateur et fournisseur de services comptables aux PME, 6DT a évalué et comparé différentes plateformes CRM. CentrixOne s’est avérée un choix judicieux par sa simplicité, son fonctionnement intuitif et son coût abordable.

CentrixOne vous permet de créer des campagnes de marketing ciblé et d’automatiser une panoplie de tâches pour augmenter votre efficacité et réduire les erreurs et oublis. Nul besoin d’être un expert en TI; vous serez surpris de voir à quel point ces opérations sont faciles à faire avec le bon système. Étant basée au Québec, CentrixOne offre sa formation et son service à la clientèle en anglais et, surtout, en français d’ici, ce qui la distingue de bien d’autres joueurs connus.

La plateforme s’intègre parfaitement avec le logiciel comptable QuickBooks en ligne, que l’équipe de 6DT connait de fond en comble. Ainsi, vous pouvez convertir un devis pour un prospect dans votre entonnoir de vente en facture envoyée automatiquement par votre système comptable, créant ainsi un nouveau client en un rien de temps.

Vous souhaitez augmenter l’efficacité de vos activités de ventes et augmenter votre profitabilité rapidement? Donnez-nous un coup de fil pour en discuter!

Catégories
Entrepreneurs

Démarrer son entreprise

Liste d’étapes essentielles au démarrage d’une entreprise

Le démarrage d’une entreprise requiert du temps, de l’argent et beaucoup d’organisation. 6DT vous présente cette liste d’étapes essentielles au démarrage, qui vous sera grandement utile pour réaliser votre projet.

  • Faire une étude approfondie du marché et de la demande.
  • Évaluer ses forces et faiblesses en tant qu’entrepreneur (voir notre blogue Devenir entrepreneur). Également, InfoEntrepreneurs propose 4 tests et outils (Êtes-vous fait pour être entrepreneur?).
  • Effectuer une analyse des forces et des faiblesses (votre environnement interne) et des opportunités et menaces (votre environnement externe), communément appelé une analyse FFOM (ou SWOT).
  • Suite à l’analyse précédente, y a-t-il une niche potentielle dans le marché? Laquelle?
  • Déterminer votre avantage concurrentiel!! Qu’est-ce qui vous distinguera de vos concurrents dans le marché identifié plus haut?
  • N’hésitez pas à discuter de votre projet avec votre entourage, afin de valider vos idées.
  • Trouver un mentor par le biais du Réseau M ou Sage Mentorat d’affaires à la ville de Québec.
  • Se fixer des objectifs en termes de projet d’entreprise et aussi des objectifs personnels.

Mettre la table

  • Déterminez la structure légale de votre entreprise (entreprise à propriétaire unique, société en nom collectif, inc., coop., OSBL).
  • Choisissez un nom d’entreprise facile à retenir et qui peut décrire vos produits et services (ou trouvez un slogan approprié).
  • Réservez votre nom de domaine Web.
  • Évaluez les coûts de démarrage (réservez l’équivalent de six mois de salaires pour couvrir vos dépenses personnelles).
  • Évaluez les principaux risques financiers.
  • Recherchez les subventions et l’aide financière potentielle disponibles pour votre entreprise ou en tant que travailleur autonome.
  • Dressez la liste des permis et licences à obtenir.
  • Choisissez l’emplacement de votre entreprise.
  • Ciblez et établissez un lien avec vos premiers clients (plus rapidement vous aurez des clients, meilleures seront vos chances de succès).
  • Concevez un plan d’affaires et un plan de marketing, même si celui-ci n’est que sommaire
  • Inscrivez-vous aux fichiers de la TPS et de la TVQ (s’il y a lieu).

Relations d’affaires à établir

  • Choisissez un avocat spécialisé dans les affaires. Celui-ci vous aidera à enregistrer la raison sociale et constituer légalement votre société auprès des autorités (les frais initiaux peuvent sembler élevés, mais vous ne regretterez pas d’avoir utilisé ses services le jour où vous vendrez votre entreprise).
  • Retenez les services d’un comptable (de préférence un CPA) et d’un spécialiste de la tenue de livres comme Experts QBO.
  • Sélectionnez un banquier et ouvrez un compte bancaire pour votre entreprise; mettez en place une ligne de crédit si nécessaire.

Gestion d’entreprise

  • Recrutez votre personnel.
  • Prenez connaissance de vos obligations en tant qu’employeur.
  • Signez le bail, s’il y a lieu.
  • Établissez la liste de fournisseurs potentiels.
  • Approvisionnez-vous en fournitures diverses.
  • Adhérez à une organisation professionnelle.
  • Préparez un communiqué de presse pour annoncer votre ouverture.

Matériel de vente et marketing

  • Préparer le matériel de vente et de marketing électronique (site Web, blogue, vidéo d’entreprise, études de cas, guides pratique, photos, livres blancs, etc.).
  • Préparez le matériel de vente et de marketing papier (brochures, catalogues, lettres d’envois massifs, cartes postales, dépliants, présentations d’entreprise, fiches de ventes, fiches techniques, cartes professionnelles, témoignages, etc.).
  • Créez les comptes courriel de l’entreprise.
  • Ciblez les réseaux sociaux pertinents à la communication de votre marque et de vos produits et services.

Logiciels divers

Il existe sur le marché plusieurs logiciels destinés à faciliter la gestion quotidienne de votre entreprise. Les logiciels suivants, que nous avons testés à plusieurs égards, peuvent vous être très utiles :

  • Quickbooks en ligne – pour la comptabilité de votre entreprise. D’autres logiciels comme Freshbook, ZohoBooks et Wave sont aussi faciles d’utilisation, mais ne sont disponibles qu’en anglais.
  • Budgeto, un logiciel de prévisions financières très facile à utiliser.
  • Business-in-a-Box, une librairie complète de documents d’affaires et légaux qui vous faciliteront la vie au quotidien.
  • Canva, un logiciel peu dispendieux pour concevoir votre matériel visuel et vos présentations.
  • Il vous faudra un antivirus, ce qui est essentiel afin de protéger vos données et votre entreprise.
  • Service d’hébergement Web. Plusieurs fournisseurs offrent des outils vous permettant également de créer un site Web de base.
  • Logiciel d’achat en ligne intégré à votre site Web.
  • Logiciel de paiement en ligne (Stripe, PayPal ou Square) ou système de PDV.
  • Outil de gestion de la relation client (CRM).
  • Système de copie de sécurité en ligne afin de protéger les données numériques présentes sur vos appareils.

À propos des auteurs

Christiane Constantineau possède un DESS en finance d’entreprise ainsi qu’un MBA pour cadres. Elle cumule plus de 20 ans d’expérience en stratégie financière, tant au Canada qu’à l’étranger, et a participé au financement et au démarrage de plusieurs entreprises.

Jean-François Thibault possède un MBA pour cadres et il est titulaire des certifications PMP, ITIL Foundation v3 et ISO 20000. Il possède plus de 18 ans d’expérience en gestion des TI.  Il est créateur de plusieurs startups, dont une entreprise de distribution internationale.

Christiane et Jean-François sont tous deux propriétaires et fondateurs de 6DT Conseil (www.6dt.ca), un partenaire stratégique et une boutique d’experts chevronnés fournissant de précieux conseils en stratégie, en finance et en technologie de l’information auprès de PME du Québec et de divers ministères.

Catégories
Entrepreneurs

Le canevas de modèle d’affaires

Le canevas de modèle d’affaires [1] est utilisé comme un outil de gestion stratégique puissant. Il permet de concevoir, de mettre au défi vos idées, de livrer, de réaliser ou de faire pivoter votre modèle d’affaires actuel. Plus précisément, il décrit comment vous allez faire de l’argent et créer de la richesse pour votre entreprise et pour ses actionnaires.

POUR COMMENCER, QU’EST-CE QU’UN MODÈLE D’AFFAIRES?

Le modèle d’affaires (business model) décrit, dans un format facilement compréhensible, comment l’entreprise crée et livre la proposition de valeurs aux clients, et par ricochet, crée de la valeur pour ses actionnaires. C’est un « blue-print » de la stratégie de l’entreprise.

Le canevas est une façon simple et visuelle de représenter la façon dont une entreprise réalise son chiffre d’affaires. Il est essentiellement un outil d’analyse simplifié de la stratégie d’affaires et des processus de création de valeur.

Le canevas de modèle d’affaires diffère du plan d’affaires qui lui est beaucoup plus complet (présentation de l’entreprise et de ses actionnaires, de son marché, de ses produits/services, accompagné de plans de ventes et marketing, ressources humaines, exploitation et financier).

QUELLE EST L’UTILITÉ D’UN TEL OUTIL?

Les gestionnaires de PME sont souvent confrontés à la planification stratégique et plusieurs d’entre eux, trouvent ce processus lourd et complexe. Le canevas de modèle d’affaires est un outil simple à utiliser qui permet de réduire les efforts consacrés à la planification stratégique. De plus, pour l’entrepreneur en devenir, cet outil permet de valider certains paramètres ou prémices de son écosystème, ce qui lui sera bénéfique lors de la création de son entreprise.

Le canevas permet entre autres:

  • d’expliquer le modèle d’affaires aux parties prenantes de façon simple, claire et concise (par exemple : banquier, investisseurs, employés, famille, etc.) ;
  • d’identifier les compétences nécessaires pour réaliser le projet d’affaires (celles que vous possédez ou celles à acquérir);
  • de délimiter l’étude de marché et/ou de valider les prémices des stratégies de ventes et marketing;
  • d’identifier les ressources nécessaires (matérielles, humaines, financières et technologiques);
  • de prioriser les objectifs, de faire le suivi, d’analyser les progrès.

LES OBJECTIFS POURSUIVIS PAR LE CANEVAS DE MODÈLE D’AFFAIRES

  • Décrire et analyser les 4 grandes dimensions d’une entreprise, soit le client, l’offre, l’infrastructure et la viabilité financière. Ces dimensions sont décortiquées en 9 principaux aspects économiques, le tout, présenté dans une matrice;
  • Permettre une meilleure analyse, et surtout, d’avoir une vision globale des enjeux de l’entreprise;
  • Faciliter le dialogue et générer des idées en utilisant des techniques de créativité;
  • Identifier les interdépendances qui relient chacun des aspects économiques et ainsi découvrir les forces et les faiblesses de son entreprise;
  • Concevoir un modèle d’affaires pertinent qui fait du sens du point de vue financier.

SON FONCTIONNEMENT

Le canevas de modèle d’affaires est une matrice visuelle constituée de 9 blocs qui décrit les principaux aspects économiques d’une entreprise, soit :

  • Segment de clients (qui ils sont, dans quels marchés – masse, niche, segmentés, diversifiés, etc.);
  • Proposition de valeur – l’offre – (cherche à résoudre et à satisfaire un problème d’un client);
  • Canaux de distribution de la proposition de valeur (communication, ventes et marketing, distribution, technologie web, etc.);
  • Relation client (établissement et maintien de la relation client);
  • Sources de revenus (provenant de la proposition de valeur);
  • Ressources clés (moyens matériels, humains, financiers, etc.);
  • Activités clés (activités les plus importantes que l’entreprise doit faire pour que son modèle économique fonctionne);
  • Partenaires clés (fournisseurs, sous-traitants, banquiers, experts, etc.);
  • Structure de coût (évaluation de l’ensemble des coûts indispensables au modèle économique pour la réalisation du plan d’affaires ainsi que la valorisation de l’avoir des actionnaires).

NOTES

EN RÉSUMÉ

Les premières versions de cet outil sont apparues vers 2002. Cet outil est de plus en plus reconnu mondialement et accepté par les grandes entreprises telles que Desjardins ainsi que par des organismes gouvernementaux tels que Services Canada.

Il s’agit d’un outil très innovateur, facile à utiliser et rassembleur. Il permet de transformer votre entreprise en une organisation performante.

Si vous souhaitez partager vos réflexions sur cet article, il suffit de répondre à ce message ou écrivez-nous à info@6dt.ca.  Nous avons hâte de lire vos commentaires.

[1] Traduction de Business Model Canevas (BMC) – La méthode présentée est celle développée dans l’ouvrage : « Business Model Generation » d’Alexander Osterwalder et Yves Pigneur.