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De quelle manière documenter vos dépenses de frais de repas et de divertissement ?

Avant d’aborder le sujet de ce qui est déductible ou non, nous allons tout d’abord parler de ce qui est important du point de vue de l’Agence du Revenu du Canada (ARC), c’est-à-dire la documentation.

Dans un premier temps, la tenue d’un registre contenant toutes les dépenses d’entreprise (repas ou autres) est primordiale. Sachez que ce dernier peut être tenu sous le format qui vous convient le mieux (papier, pdf, jpg ou encore sur notre logiciel phare « Receipt Bank »).

Il faut cependant savoir que la tenue d’un registre ne fait pas tout. En effet, il vous faudra mettre en place des pratiques exemplaires concernant votre documentation, afin d’être en mesure de réclamer les dépenses admissibles au titre de l’entreprise et même voir à la taxe sur les produits et services (TPS) et à la taxe vente du Québec (TVQ).

Voici différentes informations qu’il vous faudra inscrire sur chaque document :

  • S’assurer d’avoir bien noté le nom du ou des clients ainsi que les personnes présentes. Veiller à conserver leurs coordonnées en cas de vérification.
  • S’assurer d’avoir plus d’un repas sur la facture sinon cela pourrait donner l’impression que vous facturez votre propre repas!!!

Important : Lorsque vous rencontrez un client, il est essentiel de ne pas payer pour sa facture et le client pour la sienne. Dans ce cas précis, il convient de faire simple et donc de s’arranger pour l’un des deux règle l’intégralité du repas et l’autre règlera la prochaine fois.

La conservation de toutes ces informations est donc une règle essentielle. En effet, imaginons que l’agent de Revenu Québec ou Revenu Canada trouve quelques écarts ou des erreurs, cela vous aura permis de gagner un temps précieux. Pour ce genre de cas, notre outil chouchou est le logiciel Receipt Bank. Ce dernier permet entre autres de prendre une photo de votre reçu directement au restaurant mais également d’y ajouter des notes et de transférer dans QuickBooks en ligne (ou tout autre logiciel comptable) par la suite. Autre avantage non négligeable de cette application, vous pourrez directement ajouter sur le reçu une annotation (ex : le nom de la personne rencontrée, les raisons, le projet…)

Au cours des prochains mois, n’oubliez pas de nous suivre! Ainsi, nous pourrons au fil de nos articles vous en apprendre plus sur les diverses possibilités de réclamer les frais de repas et de divertissement.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter ou à nous inviter à un petit-déjeuner, nous saurons nous rendre disponible pour le repas le moins dispendieux de la journée!

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