Comprendre les frais de repas et de représentation

Quand vient le temps de produire la déclaration de taxe harmonisée (le fameux rapport de taxes), que ce soit sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle, une question revient sans cesse : les frais de repas et de représentation, comment ça fonctionne? Eh bien, c’est aujourd’hui qu’on démêle tout ça!

Frais de repas et frais de représentation : deux définitions simples.

Les frais de repas comprennent les dépenses liées à l’achat de nourriture et de boissons, notamment :

• Restaurant;
• Traiteur;
• Café.

Les frais de représentation représentent aussi.

• Les gratifications et les cadeaux offerts aux clients, partenaires et fournisseurs;
• Le prix des billets d’entrée à un spectacle ou à un événement sportif;
• La location d’un local où se dérouleront des activités de divertissement (ex. une suite dans un hôtel pour y donner une réception ou une loge dans un établissement sportif).

Je vous recommande d’écrire sur vos reçus la raison de ces dépenses.

Par exemple :

• Collation pour la rencontre d’équipe;
• Réseautage + nom du groupe;
• Activité avec les principaux clients.

Si vous vous faites vérifier par le fisc, au moins vous n’aurez pas à utiliser votre mémoire pour vous rappeler avec qui vous avez diné il y a cinq (5) ans.

Les dépenses déductibles.

Les frais de repas et de représentation, de même que la TPS et la TVQ, sont déductibles à 50 %. Toutefois, il y a plafond applicable et celui-ci varie en fonction de votre chiffre d’affaires annuel.

Chiffres d’affaires	Plafond
32 500 $ ou moins	2 %
De 32 501 $ à 51 999 $	650 $
52 000 $ et plus	1,25 %

Quelques exceptions :

• Certaines situations font exception à la règle et ne sont pas soumises aux limites fixées :
• Repas lors d’une activité à plus de 40 km du bureau : vous pouvez réclamer 50 % des taxes;
• Repas d’équipe : lorsque l’équipe au complet est présente, vous pouvez réclamer 100 % des taxes (maximum 6 fois par an);
• Repas de représentation : vous pouvez réclamer 50 % des taxes, à la condition qu’il y ait au moins deux personnes sur la facture;
• Dépenses remboursées par le client : les frais de représentation et de repas sont déductibles à 100 % s’ils sont remboursés par le client et qu’ils sont indiqués clairement sur la facture.

Alors voilà, ce n’est pas si compliqué qu’il n’y paraît, les frais de repas et de représentation. Il suffit de connaître les règles qui les régissent. Bien sûr, votre comptable demeurera toujours le professionnel à consulter en cas de doute.

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus!